AVG voor clubs

Gepubliceerd op 07 mei 2018, Geupdate op 23 oktober 2018

Vanaf 25 mei 2018 dient elke club en wedstrijdorganisator te voldoen aan de nieuwe strenge privacyregels, voortkomend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op deze pagina vind je meer informatie én een voor jouw club of stichting persoonlijke code voor een handig stappenplan.

Wat is privacy eigenlijk?

Het recht op privacy kun je eenvoudig omschrijven als iemands recht om met rust te worden gelaten. Dit betekent ook dat je niet zomaar iemands persoonlijke informatie mag gebruiken. Dit laatste noemt men het recht op de bescherming van persoonsgegevens.

Als sportclub en organisatie ben je wettelijk verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, en alle andere personen van wie je persoonsgegevens verwerkt. Lees hier verder.

Wat verandert er?

Organisaties die persoonsgegevens verwerken – waaronder sportclubs en organisatoren van wedstrijden – krijgen meer verplichtingen. Zo ontkom je als club/stichting er niet meer aan om 'accountable' te zijn; er geldt een documentatieplicht. Je dient met documenten te kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet: als club dien je beleid te maken en op te schrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers.

Wat moet ik doen?

Begin op tijd! Als sportclub/stichting kun je nu alvast stappen nemen. Het belangrijkste is het maken en schrijven van het beleid: Hoe wil je omgaan met de persoonsgegevens van je leden? Mogen bestuursleden of commissies eigen bestanden bijhouden? En mag je de ledengegevens delen met je sponsoren? Dit zijn vragen om over na te denken (en dus om op te schrijven).

Een handig stappenplan

Om jullie op weg te helpen heeft de KNWU voor alle aangesloten clubs en stichtingen een inlogcode aangeschaft voor het stappenplan van Stichting AVG. Deze tool bevat een stappenplan, filmpjes met alle informatie die je moet weten, voorbeelddocumenten en een checklist om AVG-proof te worden. Het stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijv. ICT, interne procedures en contracten.

Doordat we collectief hebben ingekocht is deze tool gratis voor alle bij de KNWU aangesloten clubs en stichtingen (reguliere prijs € 250,-). Op 16 februari 2018 hebben we jullie je persoonlijke 'club/stichting'-inlogcode voor de tool van Stichting AVG gestuurd. Check de code in de mail van 16 februari of vraag hem op via clubs@knwu.nl. Let op: deze code vervalt op 22-04-2019.

Vragen

Mocht je (technische) vragen hebben met betrekking het stappenplan, dan kun je contact opnemen met Stichting AVG.

Op een rijtje

In een reeks van 5 artikelen gaan we in op de belangrijkste verplichtingen:

AVG-workshops

Behoefte aan meer hulp bij het doorlopen van de verschillende stappen?
Team Sportservice organiseert korte praktische en resultaatgerichte cursussen van twee avonden, waarbij clubs (en organisatoren) door een AVG-expert begeleid worden. Na de twee avonden kan je, als je het ‘huiswerk’ doet, AVG-proof worden en ontvang je een verklaring waarmee de club aangeeft welke acties jullie hebben uitgevoerd om aan de wet te voldoen. Lees hier meer over de AVG-workshops.

Voorbeelden

Download hieronder een drietal voorbeelddocumenten die je kunt gebruiken ter inspiratie.*

Voorbeeld - Privacyverklaring AVG
Voorbeeld - Toestemmingsverklaring
Voorbeeld - Geheimhoudingsverklaring

* Let op: Dit zijn voorbeelddocumenten. Deze voldoen nooit volledig aan de eisen. Het is een houvast, zodat je de juiste documentatie van je club of stichting in orde kan krijgen.

Meest gestelde vragen

Op de pagina 'Privacy en AVG - meest gestelde vragen' geven wij antwoord op jullie vragen. Staat je vraag (en daarmee het antwoord) er niet bij, laat het ons dan weten door ons een mail te sturen naar avg@knwu.nl.

Hulp nodig?

Heb je behoefte aan meer informatie? Denk hierbij aan inhoudelijke ondersteuning of controle. Klik dan hier en laat ons weten op welk gebied we je nog beter van dienst kunnen zijn.