Deelnemerbeheer

Gepubliceerd op 16 oktober 2020, Geupdate op 16 oktober 2020

Op deze pagina vind je informatie over het deelnemerbeheer van wedstrijden.

Het beheren van deelnemers doe je op de wedstrijdpagina, je kiest daar voor het tabblad ‘Deelnemers’. Met de blauwe actieknop kan je deelnemers toevoegen en uitnodigen. Door deelnemers te selecteren, kan je met de blauwe actieknop deelnemers afmelden.

De manier waarop deelnemers beheerd worden, verschilt per situatie. Er zit een onderscheid tussen de situatie waarin gekozen wordt voor betaling ter plekke, of directe betaling.


Deelnemers beheren bij betaling ter plekke

Bij het tabblad algemeen kan je aangeven dat deelnemers ter plekke betalen in plaats van vooraf in MijnKNWU. Onderin de pagina zie je ‘Betaling via MijnKNWU’ staan. Is deze ingesteld op ‘Nee’, dan betalen deelnemers op de wedstrijddag aan de inschrijftafel.

Indien een deelnemer zich inschrijft bij een wedstrijd waar ter plekke betaalt zal worden, komt de deelnemer met de status ‘In behandeling’ op de deelnemerslijst te staan.

De organisator dient de deelnemer te bevestigen, waardoor deze de status ‘Goedgekeurd’ krijgt. Dit doe je op deze manier:

  • Ga naar de betreffende wedstrijd, en klik op het tabblad ‘Deelnemers’.
  • De lijst met deelnemers verschijnt, waarbij de status van de deelnemer te zien is.
  • Vink (in het blauwe vierkantje voor de naam) een deelnemer (of meerdere deelnemers tegelijk) aan, en klik op ‘Acties’.
  • In het menu dat verschijnt kun je kiezen voor de optie ‘… geselecteerde deelnemers bevestigen’. Indien hierop geklikt wordt krijgen de betreffende deelnemers de status ‘Goedgekeurd’.

Uiteraard is het (met goed wegende redenen) ook mogelijk om een deelnemer af te wijzen. Dit verloopt op dezelfde wijze.

Deelnemers ontvangen een e-mail wanneer hun status van ‘In behandeling’ naar ‘Goedgekeurd’ wordt veranderd.

N.B. Indien er sprake is van een regiowedstrijd, zoals een districtskampioenschap, dien je zelf controle te doen op de woonplaats van de deelnemer of district van de club. Klik hiervoor op de naam van de deelnemer of op de naam van de club.

Via de ‘Log’ knop rechts in de tabel, kan je informatie inzien over de betaling. Hier kan je controleren of deelnemers wel of niet betaald hebben, en op welke datum en door wie.


Deelnemers beheren bij directe betaling

Bij het tabblad algemeen kan je aangeven dat deelnemers gelijk in MijnKNWU betalen in plaats van later op de wedstrijdlocatie. Onderin de pagina zie je ‘Betaling via MijnKNWU’ staan. Is deze ingesteld op ‘Ja’, dan betalen deelnemers gelijk via MijnKNWU.

Deelnemers die hun deelname direct betalen, worden automatisch als ‘Goedgekeurd’ op de deelnemerslijst gezet. Daarbij hoeven dus de bovenstaande stappen niet doorlopen te worden.

Wanneer je deelnemers alsnog afmeldt of annuleert, dien je zelf de financiële afhandeling te verzorgen naar de deelnemer.

Voeg je handmatig deelnemers toe aan de deelnemerslijst, dan vindt er geen betaling plaats en dient dit nog te gebeuren op de wedstrijdlocatie.

N.B. Kies je voor deze optie en wil je er zeker van zijn dat specifieke renners wel de mogelijkheid hebben zich in te schrijven voordat de deelnemerslijst vol zit? Gebruik dan de optie ‘Deelnemers uitnodigen’ zoals hieronder beschreven.

Via de ‘Log’ knop rechts in de tabel, kan je informatie inzien over de betaling. Hier kan je controleren of deelnemers wel of niet betaald hebben, en op welke datum en door wie.


Importeren van deelnemers

Het is ook mogelijk deelnemers te importeren. Dit kan via de actieknop in de grijze balk op wedstrijdniveau.

Het is belangrijk dat je bestand aan de juiste regels voldoet, anders lukt niet uploaden van de deelnemers niet. Maak daarom gebruik van onderstaande template, bekijk het voorbeeld zodat je weet hoe het bestand in elkaar moet zitten en lees de voorwaarden hieronder.

De kolomtitels geven aan welke kolommen verplicht zijn om in te vullen en welke niet;
* Donkeroranje: Verplichte velden
* Geel: Niet verplichte velden
* Oranje: één van de twee per regel is verplicht

De voorwaarden voor deze manier van uploaden:

  • Deelnemers zijn bekend bij de KNWU (met een KNWU-ID) of bij de UCI (met een UCI-ID).
  • Gebruik de Excel template en sla deze ook op als Excel bestand. Het werkt niet als je deze opslaat als .html, .xml, .csv, .docs of een ander format.
  • Gebruik de exacte veldnamen die in de template staan, verander deze niet.
  • Je mag de volgorde van de bestaande velden aanpassen.
  • Je mag niet verplichte velden (geel) verwijderen.
  • Je mag zo veel als nodig extra velden toevoegen.
  • Verplichte velden zijn:
    • Evenement ID (alleen leeglaten indien niet bekend)
    • Wedstrijd ID
    • Bondslidnummer (KNWU-ID) óf internationaal bondslidnummer (UCI-ID)

Let op! Zorg dat velden zoals Bondslidnummer en Wedstrijd ID, geen tekstvelden zijn maar zijn ingesteld als numerieke velden.

Het evenement ID en wedstrijd ID is te achterhalen via de url van het evenement of de wedstrijd.


Deelnemers uitnodigen

Wil je als organisator specifieke deelnemers uitnodigen voor jouw wedstrijd, dan is dat mogelijk. Ga hiervoor naar de betreffende wedstrijd en klik op het tabblad ‘Deelnemers’. Wanneer je klikt op de knop ‘Acties’, verschijnt een uitklapmenu waarin je kan kiezen voor de optie ‘Deelnemer uitnodigen’.

Er opent een scherm met een zoekbalk, waarin een KNWU-ID of UCI-ID ingevoerd kan worden van de deelnemer die je graag wilt uitnodigen. De naam van de betreffende persoon verschijnt in beeld. Wanneer je op de oranje knop ‘Toevoegen’ klikt, wordt de deelnemer automatisch toegevoegd aan de deelnemerslijst, met de status ‘Uitgenodigd’.

De betreffende deelnemer ontvangt een uitnodigingsmail voor jouw evenement. Voor de betreffende deelnemer wordt, voor onbepaalde tijd, een plek gereserveerd op de deelnemerslijst.

Deelnemer moet zelf de inschrijving bevestigen en deze inschrijving is pas definitief zodra de status uitgenodigd verandert in ‘In behandeling’ of ‘Goedgekeurd’.


Rugnummers

Aan de deelnemers op de deelnemerslijst kunnen rugnummers worden toegewezen. Dit kan op twee manieren:

Per individu
Wanneer je voor een specifieke deelnemer een rugnummer wilt toevoegen, klik dan op de drie puntjes voor de naam van een deelnemer in het deelnemersoverzicht. Er opent zich een scherm waarin een nummer toegevoegd kan worden.

In grote(re) getalen
Rugnummers kunnen ook voor meerdere renners in één keer toegevoegd worden. Selecteer hiervoor de deelnemers die je van rugnummer wilt voorzien (door een vinkje voor hun naam te zetten), en klik op de knop ‘acties’. Er verschijnt een menu waarin gekozen kan worden voor de optie ‘startnummers toekennen’. Wanneer je hierop klikt, opent zich een pop-up melding waarbij je het beginnummer kan kiezen. Vervolgens worden de nummers toegewezen op volgorde waarin ze gesorteerd zijn in het deelnemersoverzicht.

N.B. Het sorteren van deelnemers in het deelnemersoverzicht is op drie manieren mogelijk; Op volgorde van inschrijving (automatisch ingesteld), op alfabetische volgorde van achternaam, of op de positie van het klassement. Dit kan je doen door op ‘naam’ te klikken, of op de kolom van het desbetreffende klassement. Staat er geen kolom met klassement, dan moet deze eerst toegevoegd worden aan het klassement. Neem hiervoor contact via wedstrijden@knwu.nl.
Wanneer je opnieuw naar de pagina navigeert, staan de deelnemers weer standaard gesorteerd op volgorde van inschrijving.

Rugnummertoewijzing gebeurt op basis van de gemaakte sortering.


Chips

Indien de renner zelf een chip heeft, staat deze in de tabel bij deelnemerbeheer weergeven. Renners beheren hun chips zelf in hun account op MijnKNWU. Als een renner wil starten met de chip van een ander, dient hij/zij dit zelf in zijn eigen profiel te registeren en te verwijderen bij de vorige persoon. De organisator en jury kunnen hierbij geen rol spelen.

Als zij een chip huren van de organisator, dient deze eerst op de pagina ‘Chips’, op het profiel van de organisator, geregistreerd te worden. Daarna is het mogelijk om deze toe te wijzen aan deelnemers. Zorg daarom dat je de chips vooraf geregistreerd hebt in MijnKNWU.

Wanneer een renner een chip huurt, moet het chipnummer handmatig toegevoegd worden aan de renner. In het tabblad ‘Deelnemers’ klik je in de tabel op het roze woord (leeg) die hoort bij de deelnemer. Er opent een pop-up waar je een nieuw chipnummer kunt toewijzen.


Startlijsten en exports

Via het tabblad deelnemers kan je met de de blauwe actieknop deelnemers exporteren. Dat kan op drie manieren.

Exporteer deelnemers
Hiermee download je een excel bestand met alle inschrijfgegevens, uitkomsten vragenlijsten, betaalgegevens en persoonsgegevens van de deelnemers.

Exporteer startlijst
Hiermee download je een excelbestand met alle wedstrijdgerelateerde gegevens, zoals: naam, leeftijd, geslacht, woonplaats, nationaliteit, licentie, club, chip, KNWU-ID, UCI-ID en rugnummer.

Print startlijst
Hiermee download je een PDF bestand met alle wedstrijdgerelateerde gegevens, zoals: naam, leeftijd,  geslacht, woonplaats, licentie, club, chip, KNWU-ID, UCI-ID en rugnummer.


Annuleren van evenementen en/of wedstrijden

Annuleringen van evenementen en/of wedstrijden kunnen alleen gedaan worden door het evenement of de wedstrijd af te melden door een e-mail te sturen naar wedstrijden@knwu.nl of via de consul van jouw regio.

Daarmee wordt het evenement en/of de wedstrijd geannuleerd en deelnemers worden daarmee automatisch op de hoogte gebracht.

Let op! Indien gekozen voor betaling via de KNWU, worden de reeds betaalde inschrijfgelden niet automatisch teruggestort. Indien dit gewenst wordt door de organisatie, is dit een eigen verantwoordelijkheid voor de organisatie. De organisator kan via de deelnemerslijst de IBAN achterhalen van de deelnemers.

Op korte termijn is het mogelijk om annuleringen via het systeem te laten verlopen en daarmee ook de terugbetaling automatisch te laten verlopen. Vraag naar de voorwaarden bij support@knwu.nl.

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren. Daarnaast vragen we je toestemming om analytische cookies en marketingcookies te plaatsen. Daarmee meten we het gebruik van deze website en kunnen we ons aanbod beter afstemmen op jouw voorkeuren. Deze cookies verzamelen persoonsgegevens. Geef hieronder aan welke cookies je wilt accepteren. Meer weten? Bekijk onze privacypagina.