Op deze pagina vind je informatie over het aanmaken en beheren van een evenement en wedstrijden.

Evenement aanmaken

In deze handleiding kun je de uitleg vinden voor het registreren van:

• (Inter)nationale wedstrijden
• Regio-interclub wedstrijden

Evenement toevoegen op basis van voorgaande editie (via sjabloon)

Indien je voorheen een evenement hebt geregistreerd op basis van een sjabloon dan kun je deze als volgt kopiëren en aanpassen:  

1. Ga in de KNWU Hub via 'Uitslagen' naar 'Mijn evenementen' en zoek de registratie van de vorige editie van het evenement
2. Selecteer het evenement dat je opnieuw wilt registreren en klik onder 'Acties' en op 'Evenement kopiëren'
3. Pas de gegevens van het gekopieerde evenement aan naar de gewenste naam en datum
4. Klik op 'Opslaan'
5. Vul het nieuwe registratieformulier aan
6. Voeg (indien nodig) nieuwe categorieën toe door binnen 'Wedstrijden' op '+ Toevoegen via template' te klikken en volg de stappen in de wedstrijdwizard
7. Eventueel onjuist toegevoegde categorieën verwijder je door ze te selecteren en via 'Acties' op 'Wedstrijd verwijderen' te klikken
8. Wil je de gegevens van een categorie inzien of aanpassen, selecteer deze dan onder 'Wedstrijden' en wijzig via 'Beheer' en het potlood-icoontje de gegevens
9. 'Inschrijfgeld en -periode' is standaard ingesteld op basis van het gekozen sjabloon. Wil je hieraan een voorinschrijftermijn (fase 1) en inschrijfgeld toevoegen dan kan dat via de knop 'Toevoegen'
10. Organiseer je een wedstrijd met meerdere onderdelen, voeg deze dan afzonderlijk toe via 'Onderdelen' en 'Toevoegen'
11. Klik in het categoriedetailscherm op de evenementnaam om de details van je evenement aan te vullen of te wijzigen. 
    • Hierin is 'Beschrijving' bedoeld om omkaderde opmerkingen met belangrijke informatie toe te voegen 
    • Kun je via 'Evenement aantekeningen' uitwijkdata en andere informatie voor het Uniebureau of regiocoördinatoren vermelden
    • Via 'Locaties' kun je de permanence of locatie van de dressing-room wijzigen
    • Onder 'Items' kun je vervolgens de routes, het annuleringbeleid en de vragenlijsten uploaden
    • Foutieve gegevens kun je aanpassen door op het potlood-icoontje te klikken
12. Vul alle basisgegevens in (de categorieën inclusief datum en permanende inclusief de postcode zijn hierbij verplicht)
13. Klik op 'Indienen'. De status van het evenement wijzigt nu van 'Concept' naar 'In behandeling'. Pas nu is het evenement formeel aangemeld. Je ontvangt hiervan een bevestigingsmail
    
    Voor regio-interclubwedstrijd lees verder bij stap 14.
    Voor (inter)nationale wedstrijd lees verder na stap 22 bij 'Let op!'. 
    
    
14. (Vervolg inzake registratie regio-interclub wedstrijden)
    Voeg (indien nodig) nieuwe categorieën toe door binnen 'Wedstrijden' op '+ Toevoegen via template' te klikken. Kies bij racetype voor 'Criterium' en bij classificatie voor 'Interclub'. Vervolgens kun je dan het sjabloon 'Startlicentie (M/V 15+)' of 'Diverse licentiecategorieën M/V' selecteren.
    • Is je evenement alleen toegankelijk voor dag-startlicentiehouders dan kies je 'Startlicentie (M/V 15+)'
    • Wil je de inschrijving ook openstellen voor andere licentiecategorieën dan kies je 'Diverse licentiecategorieën M/V'
15. Volg de stappen in de wedstrijdwizard en klik nogmaals op 'Importeer'
16. Herhaal stappen 6 en 7 voor elke categorie die je aan het evenement wilt toevoegen
17. Eventueel onjuist toegevoegde categorieën verwijder je door deze te selecteren en via 'Acties' op 'Wedstrijd verwijderen' te klikken
18. Wil je de gegevens van een categorie inzien of aanpassen, selecteer deze dan onder 'Wedstrijden' en wijzig via 'Beheer' en het potlood-icoontje de gegevens. 
    • Achter 'Categorie' kun je de irrelevante licenties uit het evenement verwijderen (klik op het kruisje). 
    • Onder 'Naam' kun je een omschrijving voor de licentiehouders die zich voor je evenement kunnen inschrijven toevoegen 
19. 'Inschrijfgeld en -periode' is standaard ingesteld op basis van het gekozen sjabloon. Wil je hieraan een voorinschrijftermijn (fase 1) en inschrijfgeld toevoegen dan kan dat via de knop 'Toevoegen; 
20. Klik in het categoriedetailscherm op de evenementnaam om de details van je evenement aan te vullen of te wijzigen. 
    • Hierin is 'Beschrijving' bedoeld om omkaderde opmerkingen met belangrijke informatie toe te voegen
    • Via 'Evenement aantekeningen' kun je uitwijkdata en andere informatie voor het Uniebureau of regiocoördinatoren vermelden
    • Via 'Locaties' kun je de permanence of locatie van de dressing-room wijzigen
    • Onder 'Items' kun je vervolgens de routes, het annuleringbeleid en de vragenlijsten uploaden
    • Foutieve gegevens kun je aanpassen door op het potlood-icoontje te klikken
21. Vul alle basisgegevens in (de categorieën inclusief datum en permanende inclusief de postcode zijn hierbij verplicht).
22. Klik op “Indienen”. De status van het evenement wijzigt nu van 'Concept' naar 'In behandeling', maar heeft je evenement alleen regio/interclubwedstrijden dan krijgt deze direct de status 'Definitief'. Pas nu is het evenement formeel aangemeld. Je ontvangt hiervan een bevestigingsmail

Evenement toevoegen op basis van voorgaande editie (zonder sjabloon)

Evenementen die voorheen zijn aangemaakt zonder gebruik te maken van een sjabloon kunnen niet worden gekopieerd en gebruikt worden als basis voor een volgende editie. In zo’n geval en op het moment dat je een compleet nieuwe evenement wilt registreren, volg je de volgende stappen om een nieuw evenement te registreren:

1. Klik in de KNWU Hub onder 'Kalender' op '+ Toevoegen'
2. Vul het registratieformulier in
3. Doorloop vervolgens het stappenplan hierboven vanaf stap 6 in 'Evenement toevoegen op basis van voorgaande editie (via sjabloon)'

Startlicentie en dag-startlicentie

De categorie 'Funklasse/Basisleden' valt onder de startlicentie. Binnen het sjabloonmenu vind je deze onder de classificatie 'Regiowedstrijd (interclub)'. Wedstrijden van dit type staan automatisch ook open voor renners zonder lidmaatschap of startlicentie. Deze renners dienen dan wel een dag-startlicentie aan te schaffen.

In 2023 is het tarief voor dag-startlicentie € 2,- (incl. daglidmaatschap ad € 1,-). Ga voor de meest actuele tarieven naar Tarieven KNWU‍.

Vervolgprocedure

Op het moment dat het evenement de status 'In behandeling' heeft gekregen wordt deze beoordeeld door de regiocoördinator. Als de voorkeursdatum en/of categorieën niet passen binnen de beoogde optimale spreiding van wedstrijden dan neemt de regiocoördinator contact met je op om te kijken naar alternatieve opties.

Zodra je evenement akkoord is bevonden verandert de status naar 'Goedgekeurd' en zal deze voor renners zichtbaar zijn op de kalender. Vanaf dit moment heb je als organisator de mogelijkheid om de evenementregistratie aan te vullen waar nodig via 'Mijn evenementen' onder 'Kalender'.

Heb je alle gegevens ingevuld dan kun je het evenement 'Definitief' maken door in het evenementdetailscherm op 'Evenement inplannen' te klikken. Hiermee worden de volgende zaken in gang gezet:

• De juryinstelling wordt door de jurycoördinator of regiocoördinator gekoppeld
• Vanaf de status 'Definitief' wordt de evenementvergunning beschikbaar gesteld. Deze kun je vervolgens downloaden via 'Acties' onder de tab 'Details'
• Het evenement wordt opgesteld voor individuele en/of teaminschrijving

Mocht je toch nog iets willen wijzigen of het evenement willen annuleren, neem dan contact op met de regiocoördinator.