Evenementbeheer

Gepubliceerd op 16 oktober 2020, Geupdate op 16 oktober 2020

Op deze pagina vind je informatie over het aanmaken en beheren van een evenement en wedstrijden.


Evenement aanmaken

Wanneer je als organisator of clubmedewerker (rol wedstrijdsecretariaat of secretaris) bent ingelogd in MijnKNWU, is het mogelijk om een nieuw evenement aan te maken en te beheren.

Hoe doe je dit?
Klik in het linker menu op ‘Kalender’. Er opent zich een scherm waar links bovenin de blauwe knop ‘Evenement toevoegen’ beschikbaar is. Wanneer je hierop klikt, opent zich een scherm waarop je de naam en de organisatie van het evenement kan ingeven. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’.

N.B. Bij het kopje organisatie kan er alleen gekozen worden uit de organisaties waarvoor jij de rechten hebt een evenement te organiseren.

Let op: Het aangemaakte evenement wordt automatisch opgeslagen als concept. Het is dus mogelijk om hier later aan verder te werken indien de aanvraag niet in één keer afgerond wordt. Ga hiervoor in MijnKNWU in het linker menu naar de organisatie waarvoor je het evenement hebt aangemaakt, klik op ‘Evenementen’ en zoek daar naar het concept evenement om er verder aan te werken.


Evenement beheren en bewerken

Het evenement is in concept aangemaakt en kan nu bewerkt worden. Hiervoor opent zich een scherm met verschillende tabbladen:

Wedstrijden
Zie hiervoor de beschrijving bij: Wedstrijden beheren en bewerken.

Jury samenstelling
Als organisator heb je niet de rechten om de jury samenstelling te veranderen, op een paar uitzonderingen na. Bij nationale wedstrijden kan je als organisator bij facultatieve juryrollen koppelen aan een lid van de club. Bij  (inter)clubwedstrijden kan je leden van de club kan opstellen als jury.

Locaties
Onder het tabblad ‘Locaties’ kunnen verschillende locaties ingegeven worden. Klik voor het toevoegen van een locatie op ‘Locatie toevoegen’ rechts naast de kaart. Er opent zich een scherm waarop de permanence, kleedkamer, start en finish ingevoerd kunnen worden. In het veld ‘type’ kan gekozen worden uit welke locatie je in wilt voeren.

De locatie van de permanence is verplicht om in te vullen, anders wordt het evenement niet geaccepteerd. Wanneer de locatie nog niet definitief is, voer dan toch een adres is, eventueel kan je in het veld ‘Beschrijving’ aangeven dat het gaat om een voorlopige of concept locatie, of dat het in de buurt van dit adres is.

Wanneer je, na het invullen van de gegevens op ‘Opslaan’ klikt, worden de gegevens toegevoegd aan het door jou aangemaakte evenement.

Naast het toevoegen van een locatie biedt het systeem ook de mogelijkheid om een .gpx bestand van de route te uploaden (met de knop ‘Importeer route’) of om zelf een route in de kaart te tekenen. Je klikt dan eerst op ‘Route toevoegen’, dan op ‘Route bewerken’. Je kunt nu in de kaart markers plaatsen om de route aan te geven. Druk op ‘Wijzigen’ om de route een naam en omschrijving te geven, en om de kleur van de route op de kaart aan te passen.

Organisatie
Onder het tabblad ‘Organisatie’ vind je de gegevens terug die je bij het aanmaken van het evenement hebt ingevoerd (de naam en organisatie van het evenement). Wanneer gewenst, kun je met de blauwe knop ‘Toevoegen’ extra informatie toevoegen aan het evenement. Deze informatie is openbaar inzichtelijk voor alle deelnemers van het evenement.

Onder deze knop is het ook mogelijk om een opmerking te plaatsen vanuit de organisatie. Deze opmerking zal voor deelnemers worden weergegeven op evenementniveau én op wedstrijdniveau.

Met de knop ‘Contactpersoon toevoegen’ kun je een ander lid uit de organisatie de rechten geven om het evenement te bewerken. Deze persoon kan dan, op dezelfde manier als jij, het evenement beheren. Ook wordt dit het contactpersoon voor de KNWU voor dit evenement. Dit is niet zichtbaar voor deelnemers van het evenement.

Producten
Onder het tabblad ‘Producten’ kun je alle producten vinden die voor het evenement gefactureerd zullen worden. Tevens is het mogelijk om, middels de knop toevoegen, extra producten (bijv. Buma/Stemra of een volgauto-verzekering) toe te voegen aan het evenement.

Verzekeringen
Onder dit tabblad kan je verzekeringen voor volgauto’s en -motoren afsluiten. Je sluit deze af per voertuig, en je kunt meerdere verzekeringen tegelijk afsluiten. Klik op ‘Toevoegen’ en er opent een pop-up. Bij het bovenste veld selecteer je een of meerdere verzekeringen. Bij het veld genaamd ‘Kenmerk’ vul je het kenteken van het voertuig in en bij het veld KNWU-ID, het KNWU-ID van de bestuurder van het voertuig. Iedereen die een voertuig bestuurd moet dus een account bij KNWU aanmaken (een lidmaatschap is niet nodig voor een KNWU-ID).

Vragenlijst
Het tabblad vragenlijst, geeft je de mogelijkheid aanvullende vragen aan de deelnemer te stellen bij de inschrijving voor een evenement. Deze vragen worden ingesteld voor het hele evenement, specifiek per wedstrijd is niet mogelijk. Je kunt kiezen tussen open en gesloten vragen. Klik op de knop ‘Vraag toevoegen’ en er verschijnt een invulveld. Wanneer je alleen een vraag invult, wordt dit een open vraag waar renners zelf een antwoord kunnen invullen. Klik je op ‘Antwoord toevoegen’, wordt de vraag automatisch een gesloten vraag en kan de renner kiezen tussen de door jouw aangegeven antwoorden. Er verschijnt ook een veld waar je een bedrag kunt invullen, voor wanneer renners aanvullende producten kunnen afnemen bij hun inschrijving. Deze kosten worden toegevoegd aan het inschrijfbedrag.

De antwoorden van de resultaten kan je inzien door de deelnemerslijst te exporteren.


Wedstrijden beheren en bewerken

Onder het tabblad ‘Wedstrijden’ vind je het de blauwe knop ‘Wedstrijd toevoegen via sjabloon’. Wanneer je hierop klikt, opent zich een scherm waar de verschillende sjablonen te vinden zijn.

In de sjablonen zijn standaardgegevens ingevuld, zodat niet iedere organisator dit individueel hoeft in te richten.  Dit betekent ook dat niet alle gegevens achteraf gewijzigd kunnen worden, let er dus goed op dat je een sjabloon kiest die bij jouw wedstrijd hoort. Er is keuze uit honderden sjablonen, die gefilterd kunnen worden.

  • Bij de knop ‘filter op discipline’ kan gekozen worden uit een discipline.
  • Bij de knop ‘filter op classificatie’ kan het gewenste niveau van de wedstrijd gekozen worden.
  • Door te klikken op de knop ‘meer filters’. Er opent zich een scherm, waarmee gefilterd kan worden op wedstrijden per categorie, type of geslacht. Het is ook mogelijk om slechts één of twee filters te activeren, en de andere filters leeg te laten. Wanneer je klikt op ‘Toon … resultaten’ worden de betreffende sjablonen weergegeven.

Kies het gewenste sjabloon door te klikken op de blauwe knop ‘Kies sjabloon’. In het volgende scherm zie je nu onder het tabblad ‘Wedstrijden’ de door jou aangemaakte wedstrijd. Door op deze wedstrijd te klikken, opent zich een nieuw venster met verschillende tabbladen.

N.B. Het is mogelijk om meerdere wedstrijden toe te voegen aan één evenement. Klik daarvoor opnieuw op de blauwe knop ‘wedstrijd toevoegen via sjabloon’, waarna het bovenstaande proces opnieuw doorlopen kan worden.

In het nieuwe venster van de geselecteerde wedstrijd zijn verschillende tabbladen beschikbaar:

Evenement
Hiermee keer je terug naar het overzicht van het evenement.

Algemeen
Door te klikken op dit tabblad opent zich de algemene informatie over de wedstrijd.

In het veld met algemene informatie is het mogelijk om bewerkingen uit te voeren op verschillende onderdelen. Het is in ieder geval verplicht om hierin de datum en tijd aan te passen. Op de eerste regel zie je het gekozen sjabloon genoteerd staan, deze is niet meer aan te passen. Daaronder staat de naam van de wedstrijd, deze is in eerste instantie gelijk aan het sjabloon, maar kan naar wens aangepast worden. Daarnaast kunnen er andere veranderingen worden doorgevoerd in bijvoorbeeld rondes, minuten, afstand etc.

Wijzigingen kunnen gedaan worden door bij het betreffende onderdeel op het blauwe potloodje met daarachter ‘wijzigen’ te klikken. Indien er géén potloodje staat, betekent dit dat dit onderdeel niet gewijzigd kan worden (in deze status of in dit specifieke sjabloon).

N.B. bij het onderdeel licentiecategorie is het alleen mogelijk om categorieën te verwijderen. Het is niet mogelijk om andere categorieën toe te voegen. Wil je dit wel, kies dan een ander sjabloon.

In het oranje veld naast de algemene informatie, staat de informatie weergegeven over de inschrijfprocedure. Ook deze informatie kan gewijzigd worden door op het potloodje in dit veld te klikken. Let er hierbij op, dat er op evenementniveau een permanence is toegevoegd als locatie en dat de tijd en datum goed zijn ingesteld, anders ontstaat er hier een foutmelding.

Er opent een pop-up waar je een knop met een plusje erin ziet. Klikken op deze knop toont drie opties: early bird inschrijving, reguliere inschrijving en bijschrijven. Klik op de inschrijfoptie die je wilt toevoegen en er verschijnen er velden waar je het inschrijfgeld en inschrijfdata en tijden kunt invoeren. De knop met het plusje blijft bovenin in de pop-up staan, zodat je extra inschrijfopties kunt toevoegen.

Actuele richtlijnen over het inschrijfgeld en de inschrijftermijn zijn te vinden in de Jaarlijkse Besluiten van de betreffende discipline.

N.B. Als je de inschrijving via een andere website wilt laten verlopen (en niet via MijnKNWU), doe je dat door bij het onderdeel ‘externe inschrijving’ ‘Ja’ aan te geven. Je zal dan in dit oranje veld zien dat er een website wordt weergegeven. Hiervoor is het wel nodig om bij het tabblad ‘Organisatie’ onder het evenement een website toe te voegen.

Lees hier meer over bij het onderdeel inschrijfopties.

Locaties
Locaties op wedstrijdniveau werkt hetzelfde als op evenementniveau, lees hier de beschrijving.

Deelnemers
Het tabblad deelnemers wordt uitvoerig besproken op de pagina ‘Deelnemerbeheer’.

Jurysamenstelling
Jurysamenstelling op wedstrijdniveau werkt hetzelfde als op evenementniveau, de beschrijving hierover volgt.

Puntenschema
Wanneer de wedstrijd onderdeel uitmaakt van een klassement, wordt door het uniebureau een klassement gekoppeld. Je ziet hier welk klassement gekoppeld is en hoe de puntenverdeling is. Deze zijn openbaar voor iedereen. Neem voor meer informatie contact op met wedstrijden@knwu.nl.

Prijzenschema
Bij het tabblad prijzenschema, kan je zelf de keuze maken voor een prijzenschema dat geldend is voor de wedstrijd. Gebruik de blauwe knop ‘Toevoegen’ om de pop-up te openen en een schema te kiezen uit de selectie. Voor meer toelichting over de verschillende prijzenschema’s kan je terecht bij de Jaarlijkse Besluiten.

N.B. Wanneer er meerdere wedstrijden zijn toegevoegd aan één evenement, dient het bovenstaande doorlopen te worden voor alle wedstrijden binnen het evenement.

Evenement dupliceren
Het is mogelijk een heel evenement, inclusief de wedstrijden te dupliceren. Dit is handig wanneer je evenement jaarlijks terugkeert of wanneer je een evenement organiseert die inhoudelijk veel lijkt op eerdere evenementen. Je hebt dan minder werk aan het invullen van de gegevens.

Je gaat naar het evenement dat je wilt dupliceren en je klikt in de grijze balk op de knop ‘Acties’. Daar kies je voor ‘Kopiëren’. Er verschijnt een pop-up en daar kan je de titel van het nieuwe evenement invullen. Let er goed op dat je alle data van de wedstrijden aanpast, voordat je het nieuwe evenement indient.


Inschrijfopties

Je kunt er als organisator voor kiezen om de inschrijvingen te laten verlopen in MijnKNWU, of via je eigen website.

Inschrijving via MijnKNWU
Wanneer je ervoor kiest om de inschrijving via MijnKNWU te laten verlopen, dient het veld ‘externe inschrijving’ bij de wedstrijd op ‘Nee’ te staan.

Vervolgens kun je via het oranje veld aan de rechterkant bij iedere wedstrijd het inschrijfgeld kiezen, evenals de datum en tijd waarop inschrijving opent en sluit.

Inschrijving via eigen website
Wanneer je ervoor kiest om de inschrijving niet via MijnKNWU te laten verlopen, dient het veld ‘externe inschrijving’ bij de wedstrijd op ‘ja’ te staan.

Zorg ervoor dat er een website genoemd staan onder het tabblad ‘Organisatie’, dan verschijnt deze website automatisch in het oranje veld in beeld, zodat deelnemers zich via daar kunnen inschrijven.

Let op! Om gebruik te maken van de MYLAPS bestanden vanuit MijnKNWU, moeten de deelnemers eerst in MijnKNWU gezet worden. Dit kan je doen door gebruik te maken van de aangeboden template. Meer informatie hierover vind je op de pagina 'Deelnemerbeheer'.

Inschrijving via eigen website met MijnKNWU-module
Je kunt ervoor kiezen de inschrijving voor de wedstrijden te laten verlopen, door in te schrijven in MijnKNWU via de eigen website van de organisator. Dit is met name handig wanneer (je verwacht dat) er veel deelnemers zijn die (nog) geen MijnKNWU account hebben.

Hoe dit te doen:

  • Ga in het linker menu naar ‘Kalender’ en kies het betreffende evenement. Er opent zich een nieuw scherm, waarvan bovenin het scherm (in de websitebalk) de hyperlink te vinden is (zie oranje kader in de afbeelding hieronder).
  • Kopieer de hyperlink en plak deze in een nieuw venster.
  • Vervang het woord ‘calender’ in de hyperlink door het woord ‘external’.
  • Er opent zich een site waarop de externe inschrijving kan plaatsvinden. De hyperlink naar deze site kan op de website van de organisatie geplaatst worden zodat externe inschrijving mogelijk is. Tevens is het mogelijk om middels iframe deze site te ontsluiten binnen de site van de organisatie, zodat de inschrijfmodules rechtstreeks op de site van de organisatie beschikbaar zijn.

N.B. Deze optie is alleen beschikbaar als de status van de wedstrijd ‘Definitief’ is.

Door gebruik te maken van deze module wordt van jou als organisator verwacht dat je de juiste randvoorwaarden en informatie over inschrijven vermeld op jouw website.


Betalingen

Er zijn bij inschrijvingen die lopen via MijnKNWU twee mogelijkheden voor betaling van inschrijfgelden. Als organisator kun je kiezen welke manier je wilt gebruiken.

Betaling ter plekke
Betaling kan ter plekke plaatsvinden. Hiervoor dient het onderdeel ‘Betaling via mijnKNWU’ op ‘Nee’ te staan. Let hierbij op dat deelnemers niet direct als ‘Goedgekeurd’ op de deelnemerslijst komen te staan, maar als ‘In behandeling’. Je dient ze dan handmatig goed te keuren, zo lang je dit niet doet zijn deze renners niet voor anderen zichtbaar op de deelnemerslijst.

Betaling via iDeal/creditcard
De betaling kan, gelijk met inschrijving, verricht worden via iDeal. Hiervoor dient het onderdeel ‘Betaling via mijnKNWU’ op ‘Ja’ te staan.

Wanneer deelnemers zich inschrijven worden zij doorgeleid naar een iDeal omgeving, waar betaling voor de wedstrijd zal plaatsvinden.

Let op! Deelnemers worden, bij correcte betaling via iDeal, direct met de status ‘Goedgekeurd’ toegevoegd op de deelnemerslijst. Zie hiervoor ook de pagina 'Deelnemerbeheer'.

Aan betaling via iDeal zijn voor de organisatie kosten verbonden, dit bedraagt €0,25 per transactie. Wekelijks ontvangt de organisatie een tussenafrekening van deze opbrengsten minus de transactiekosten. Na afloop van het evenement ontvangt de organisatie een eindafrekening van alle kosten, waarop zowel de wedstrijdafdracht en andere afgenomen producten vermeld staan.

Let op! Indien een wedstrijd (onverwachts) geannuleerd wordt, worden de vooruitbetaalde inschrijvingen niet automatisch teruggestort aan de deelnemers. Dit is de verantwoordelijkheid voor de organisator. De organisator kan via de deelnemerslijst de IBAN achterhalen van de deelnemers. In de toekomst komt hiervoor functionaliteit beschikbaar waardoor via MijnKNWU terugbetalingen gedaan kunnen worden


Evenement indienen

Wanneer alle wedstrijden zijn toegevoegd en de onderdelen: datum, tijd, licentie categorieën, locatie (permanence) voor alle wedstrijden zijn toegevoegd, is het evenement klaar om in te dienen. Dit kan gedaan worden door op de blauwe knop ‘Indienen’ te klikken op evenementniveau.

Ga hiervoor dus terug naar de pagina ‘Evenement’ en druk dán op de knop indienen.


Statussen

De status van een evenement en/of wedstrijd veranderd gedurende het proces.

Concept
Het evenement is in concept als je het als organisator hebt aangemaakt, maar nog niet hebt ingediend. Het is dus nog voor niemand, behalve voor jou, de consul en de eventueel door jou aangestelde contactpersonen, zichtbaar.

Verplicht in deze fase zijn: datum, tijd, licentie categorieën, locatie (permanence). Deze gegevens zijn niet meer aan te passen wanneer het evenement wordt ingediend, behalve de permanence.

Bij (inter)clubwedstrijden geldt ook dat de inschrijfgegevens (inschrijfgeld en inschrijftermijnen) na deze fase niet meer aan te passen zijn.

 

In behandeling
Na het indienen van een evenement, zijn er twee mogelijkheden:

  • Wanneer het evenement alleen (inter)clubwedstrijd bevat, hoeft het evenement niet goedgekeurd worden door de consul. Bij deze wedstrijden wordt de status ‘In behandeling’ dus overgeslagen en krijgen meteen de status ‘Definitief’. Let erop dat datum, tijd, licentie categorieën, inschrijfgegevens (inschrijfgeld en inschrijftermijnen) niet meer aan te passen wanneer je kiest voor indienen.
  • Wanneer het evenement een andersoortige wedstrijd dan (inter)clubwedstrijd bevat, dient het evenement goedgekeurd te worden door de consul. Zolang het evenement nog niet door de consul is goedgekeurd, heeft het evenement de status ‘In behandeling’. In deze fase kan je de primaire data (datum, tijd en licentie categorieën) niet meer aanpassen, overige data zoals afstanden, rondes, locaties kunnen wel aangepast worden.

Goedgekeurd
Een evenement of wedstrijd krijgt de status goedgekeurd nadat het is beoordeeld door de consul. Indien het evenement de status goedgekeurd heeft, is het evenement zichtbaar voor (mogelijke) deelnemers, maar is inschrijven nog niet mogelijk!

In deze fase kunnen de inschrijfgegevens en prijzenschema’s nog aangepast worden. Hoe je deze inschrijfgegevens invult lees je bij het kopje Algemeen.

Definitief
Indien een evenement of wedstrijd goedgekeurd is door de consul, wordt het evenement door het uniebureau beoordeeld. Indien ook het uniebureau het evenement heeft goedgekeurd, wordt de status van het evenement ‘Definitief’. Vanaf nu is inschrijving vanaf de opgegeven data mogelijk.

In deze status is niet meer mogelijk om met inschrijfgeld, inschrijftermijnen en prijzenschema aan te passen.

Wedstrijden met de classificatie (inter)club worden direct op de status definitief gezet en slaan het beoordelingsproces over.

Afgewezen
Indien een evenement wordt afgewezen door de consul en/of het uniebureau, verschijnt deze status. De organisator heeft op dit moment weer dezelfde rechten in het systeem als vóór het indienen (tijdens de status concept), om eventuele aanpassingen te doen. Het evenement kan daarna opnieuw worden ingediend.

Geannuleerd
Een evenement kan geannuleerd worden vanaf de status ‘Goedgekeurd’. Het evenement blijft zichtbaar op de kalender voor alle leden, zodat iedereen kan zien dat het betreffende evenement of wedstrijd niet doorgaat.

Annuleringen dienen gemeld te worden via wedstrijden@knwu.nl of bij de consul, waarna de annulering wordt doorgevoerd.

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens. Hieronder kun je aangeven welke andere soort cookies je wilt accepteren. Wil je meer weten? Bekijk dan onze privacy pagina.