Licentieadministratie

Laatste update: December 13th, 2023

Op deze pagina vind je informatie over de licentieadministratie.

Overzicht licentiehouders

De licentieadministratie vindt plaats op de pagina ‘Licentiehouders’. Wanneer je de juiste rol hebt kun je lezen of bewerken. Zie Rollen en rechten in MijnKNWU  ‍ .

Je ziet hier een tabel met alle licenties van renners van jouw club. Acties voer je uit met de blauwe actieknop. Met de vierkantjes voor de namen van de leden (selectievakjes), kan je selecties maken, de uit te voeren acties bij de actieknop veranderd ook per selectie.

Je kan verschillende filterinstellingen gebruiken:

  • Bij 'Filter op licentie' kun je meer dan één type licentie selecteren.
  • Bij 'Status' kun je een status kiezen.
  • Bij 'Jaartal' kun je het kalenderjaar kiezen waar het om gaat.
  • Door op ‘Meer filters’ te klikken, verschijnt er een pop-up en kan je nog meer filters instellen (Regio, Organisatie, Geslacht, Afstand, Geboortedatum en Controles). Dit is handig wanneer je een bepaalde selectie wilt exporteren, of wanneer je daarna de url van de pagina deelt met iemand anders van de club.
Delete

Let op:

Om tijdens de jaarwisseling duidelijk te zien welke licenties er voor het volgende jaar in aanvraag staan, adviseren we je om te filteren op het gewenste jaartal

Je kan op drie manieren extra informatie openen. Deze onderdelen zijn aangegeven met een fel blauwe kleur.

  • Door op de naam van het lid te klikken zie je meer gegevens over het lid, het KNWU ID en een link om naar het Profiel te klikken.
  • Door op de naam van de licentie te klikken zie je meer informatie over de licentieaanvraag en kun je de stand van zaken van de licentiegoedkeuringen aflezen.
  • Door op ‘log’ te klikken kun je zien wanneer wat is gedaan voor die licentieaanvraag.

Licentie_informatie_status_en_loggegevens.png

Nieuwe licentieaanvragen goedkeuren

Een overzicht van alle licenties aangevraagd op jouw clubnaam vind je terug op de pagina ‘Licentiehouders’. Nieuwe licentieaanvragen komen bovenin de tabel te staan en hebben de status ‘In behandeling’.

De club hoeft de licentieaanvragen niet meer goed te keuren.

Delete

Info

Aanvragen voor kaderlicentie Motorbegeleider via motorbegeleidingsteam betreft één van de goedkeuring die van henzelf. Die wordt op dezelfde wijze gedaan als deze uitleg voor clubs. Zie ook de uitleg bij Aansluiten als motorbegeleidingsteam bij de KNWU‍.

Deze goedkeuring wordt handmatig verwerkt in MijnKNWU door het motorbegeleidingsteam en is dan zichtbaar bij het schuifje 'Goedgekeurd door clubs'. Zie uitleg daarover bij Status licentieaanvraag‍.

Let op! Motorbegeleidingsteam moeten handmatig een controle blijven doen (inzake licentie 'Motorbegeleider') omdat zij kunnen beoordelen of de door hen vereiste opleiding via hen is gedaan! En maken om die reden hier geen gebruik van.

Licentiestatussen

Een licentie kan de volgende statussen hebben:

  • Concept
  • In behandeling
  • Goedgekeurd
  • Afgewezen
  • Geannuleerd
Delete

Info

Uitleg voor leden/licentiehouders over het aflezen van de status en wat men kan doen staat bij dit artikel: Status licentieaanvraag.

Concept

Wanneer de betaling voor de licentie niet is verwerkt als ontvangen in MijnKNWU is de status 'concept'. Er is niet betaald óf de betaling is door handmatig overboeking gedaan. Zolang de licentieaanvraag in concept staat, kan er geen nieuwe licentieaanvraag gestart worden voor dezelfde soort licentie.

Welk oplossing kun je noemen aan je clublid?

  • Alsnog betalen (binnen 14 dagen) via 'Facturen' door te klikken op 'Factuur betalen' achteraan de regel van de desbetreffende factuur). Via de betaalmodule kan via iDEAL of dergelijke de betaling worden afgerond.

  • Betalingen door handmatige overboeking worden niet automatisch gekoppeld in MijnKNWU. Dit geeft vertraging en raden wij af. Is dit wel het geval dan kan er contact worden opgenomen via financien@knwu.nl onder vermelding van het factuurnummer, datum van betaling en vanaf welk rekeningnummer het bedrag zou moeten zijn overgemaakt naar de KNWU.

Conceptaanvragen blijven 14 dagen op 'concept' staan en worden dan automatisch verwijderd uit MijnKNWU. De factuur verdwijnt daarbij ook uit MijnKNWU. Lees meer bij Meest gestelde vragen over facturen‍.

In behandeling

Een licentieaanvraag komt te staan op 'in behandeling', wanneer de betaling is afgerond via de betaalmodule en de goedkeuringen nog niet zijn afgerond.

Er zijn verschillende goedkeuringen die beoordeeld en verwerkt moeten worden in MijnKNWU. Bijvoorbeeld goedkeuring vanuit het Uniebureau of goedkeuring van een sportarts. Pas na afronding van alle goedkeuringen verandert de status.

Stand van zaken goedkeuringen

Meer informatie over de stand van zaken van de goedkeuringen kun je aflezen door op de naam van de licentie te klikken. Er opent dan een pop-up met aanvullende gegevens en je ziet de schuifjes van de goedkeuringen in beeld.

Een grijs schuifje (met het witte bolletje naar links) is de goedkeuring nog niet gedaan.
Een blauw schuifje (met het witte bolletje naar rechts) is de goedkeuring gedaan (of niet nodig geweest).
Hieronder zie je een voorbeeld van een weergave van deze schuifjes:

Licentiegoedkeuring_voorbeeld_gedaan_en_nog_te_doen.png
  • Een grijs schuifje bij 'Licentie goedgekeurd door club' betekent dat het motorbegeleidingsteam zelf nog moet controleren of de vereiste opleiding via hen is gedaan.

  • Een grijs schuifje bij ‘Niveauwissel goedgekeurd’ betekent dat een renner binnen het seizoen van licentiecategorie wisselt. De club kan goedkeuring geven. Verwerkt als club de goedkeuring. Neem zo nodig contact om met het Uniebureau via service@knwu.nl.

  • Een grijs schuifje bij ‘Clubwissel goedgekeurd’ betekent dat de oude club van het lid (of club van de eerdere aanvraag) nog geen goedkeuring heeft gegeven voor de licentiewissel tijdens het jaar. Lees verder bij de specifieke uitleg over goedkeuring clubwissel!

  • Een grijs schuifje bij 'Goedgekeurd door Uniebureau' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door het Uniebureau. Laat je clublid zo nodig contact opnemen via service@knwu.nl
    • Bij wedstrijdlicenties gaat deze goedkeuring vaak automatisch, maar niet voor de licenties Belofte, Elite, Professional en Para-cycling waar nog een handmatige controle wordt gedaan.  
    • Bij kaderlicenties gaat het om de licenties Ploegarts, Bemiddelaar, Jurycoördinator, Jury aspirant, Jury specialist, Classificatiedeskundige, Consul en Motorbegeleider waar nog een handmatige controle nodig is door het Uniebureau.
      Voor de licentie Motorbegeleider zal het Uniebureau nog moeten controleren of de aanvraag gedaan via een bij de KNWU aangesloten motorbegeleidersteam.

  • Een grijs schuifje bij 'Verklaring Omtrent Gedrag' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door het Uniebureau op de VOG. In sommige gevallen (met name voor juryleden) is het verplicht bij het aanvragen van een kaderlicentie om ook een VOG in te sturen, tenzij niet langer dan 3 jaar geleden een VOG Is ingestuurd. Bekijk de uitleg bij Checklist aanvraag kaderlicentie. Laat je clublid dit controleren en zo nodig zelf contact opnemen via vcp@knwu.nl.

  • Een grijs schuifje bij 'Goedgekeurd door arts' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door een arts. Afhankelijk van het antwoord op de medische screening tijdens de licentieaanvraag is de beoordeling wel of niet nodig. De gegevens van de aanvraag zijn afgeschermd voor Uniebureaumedewerkers. Aanvullende informatie staat bij Medische keuring in het artikel Verantwoord sporten. Blijft deze goedkeuring uit laat je clublid dan zelf contact opnemen via service@knwu.nl.

  • Een grijs schuifje bij 'Goedkeuring buitenlandse club' betreft een aanvraag op naam van een buitenlandse club en verloopt via het Uniebureau na bevestiging van de buitenlandse club. Laat die club een bevestiging sturen via teamregistratie@knwu.nl, zoals staat uitgelegd bij Licentie via een buitenlandse club aanvragen.

  • Een grijs schuifje bij ‘UCI validatie’ betekent dat er een probleem is met de validatie. De gegevens van de licentieaanvraag worden vergeleken met die bij de UCI. Staat deze goedkeuring nog niet op akkoord dan is dat niet gelukt. Het kan voorkomen dat de licentieaanvraag om deze reden van 'goedgekeurd' weer gelijk terug naar 'in behandeling' gaat. Controleer dan of het aan de UCI validatie ligt. Kom je deze situatie tegen, laat dan je clublid zelf een e-mail sturen naar service@knwu.nl. Er moet dan gekeken worden naar verschil in gegevens en rechtstreeks contact is in dat geval sneller om onderling te kunnen afstemmen.

Goedgekeurd

Zodra alle goedkeuringen voor de licentieaanvraag zijn afgerond komt de status van de aanvraag op 'Goedgekeurd' te staan.

Als licentiehouder kun je dan over een digitale licentiepas beschikken door achter de aanvraag in MijnkNWU bij  'Licenties' te klikken op 'download'. Deze kun je printen of laten zien op een mobiele telefoon. 

Een fysieke pas volgt dan via de passenproducent. Per 2023 wordt de fysieke licentiepas na de aanvraag niet meer verstuurd voor startlicenties. Lees de complete uitleg bij Licentiepas en duplicaatpassen (persoonlijk of via team)‍.

Afgewezen

Een licentieaanvraag staat op de status afgewezen wanneer de club of de KNWU de licentieaanvraag heeft afgewezen (met invulling van reden in MijnKNWU). Bijvoorbeeld omdat er een verkeerde licentie was aangevraagd nog voor afronding goedkeuring.

Er wordt bij afwijzing automatisch een creditnota aangemaakt welke zichtbaar is in het persoonlijke MijnKNWU account van de aanvrager bij 'Facturen'. Het geld zal worden teruggestort op de rekening. De aanvrager kan indien er vragen zijn zelf een bericht sturen via financien@knwu.nl.

Geannuleerd

Een licentie heeft de status geannuleerd als de licentieaanvraag of al goedgekeurde licentie geannuleerd is door het lid, de club of het Uniebureau. Het gaat dan meestal om een verkeerd aangevraagde licentie.

  • Wanneer de licentie tijdens de status 'in behandeling' wordt geannuleerd, wordt er automatisch een creditnota aangemaakt en is voor de aanvrager zichtbaar in het persoonlijke account bij 'Facturen'. Het geld van de licentie wordt vervolgens teruggestort op de rekening.

  • Wanneer de licentieaanvraag reeds goedgekeurd is kan binnen 14 dagen (bedenktijd) na afronding van de goedkeuring nog kosteloos worden geannuleerd. Creditering gaat dan niet automatisch en moet handmatig worden gedaan. Er kan een verzoek worden gestuurd  door de aanvrager via financien@knwu.nl onder vermelding van de reden, naam, KNWU ID nummer en factuurnummer. Er volgt dan ook een creditnota en het geld wordt teruggestort op de rekening van de aanvrager.

  • Buiten de 14 dagen na goedkeuring wordt in principe geen creditering gedaan, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden. 

Het kan ook zijn dat er een licentiewissel is geweest. Na afronding van de goedkeuringen voor licentiewissel komt de oude aanvraag te staan op 'geannuleerd' en komt de nieuwe aanvraag op 'goedgekeurd' te staan.

Vragen over facturen, crediteren en terugstorten bedrag mogen gestuurd worden door de aanvrager zelf via financien@knwu.nl.

Licentiewissel goedkeuren

De uitleg over het aanvragen van een licentiewissel (voor leden/licentiehouders) tijdens het kalenderjaar staat hier: Licentie wisselen

Clubwissel

Wanneer een lid binnen het seizoen zijn licentie wil overzetten van de ene club naar een andere club, noemen we dat een clubwissel.

Licentie goedgekeurd door club
Als nieuwe club zie je de aanvraag net zoals andere aanvragen bovenaan in de lijst bij ‘Licentiehouders’ in behandeling staan, waar je deze kunt goedkeuren. Dat betreft het schuifje 'Licentie goedgekeurd door club'.

Clubwissel goedgekeurd
Bij het schuifje 'Clubwissel goedgekeurd' kan de goedkeuring worden afgelezen van de 'oude' club (of club van de eerdere aanvraag). Die club kan dat niet zien in MijnKNWU bij 'Licentiehouders', omdat het gaat om een aanvraag bij een andere club. De medewerker ledenadministratie van de desbetreffende club ontvangt een e-mailbericht waarin kan worden geklikt om akkoord te geven voor de licentiewissel wegens clubwissel. Voor dit bericht gebruikt MijnKNWU het e-mailadres dat staat bij die persoon bij 'Rollen' in MijnKNWU.

Delete

Let op!  

Een medewerker ledenadministratie kan zelf bij 'Notificaties' aangeven welke berichten deze wel of niet wil ontvangen. Controleer of deze op 'aan' staat voor 'Aanvragen van licentiewissel (organisatie)'. Een uitleg over het instellen staat hier: Notificaties beheren‍.

Automatisch goedkeuring clubwissel
Automatische goedkeuring clubwissel kan ook worden ingesteld. Ga dan via je MijnKNWU account naar het tabblad van de club en naar 'Instellingen . Daar kun je bij 'Automatisch goedkeuren van organisatiewissel' klikken om het schuifje om te zetten. Zie ook de uitleg hierboven, klik dan hier. Het aanzetten van de automatische goedkeuring heeft alleen effect op de licentieaanvraag. Een lid moet zich eerst nog aanmelden via de club om die aanvraag te doen.

Delete

Info

Wanneer er sprake is van een een licentie op naam van buitenlandse club krijgt deze club niet automatisch bericht om akkoord voor de wissel te geven. Men vraagt dan zelf of die club akkoord wil geven voor deze wissel naar een andere club via een bericht aan teamregistratie@knwu.nl. Dit akkoord kan dan door ons verwerkt worden t.b.v. van je nieuwe licentieaanvraag.

Voor een eerste aanvraag op naam van een buitenlandse club zie de informatie bij Licentie via een buitenlandse club aanvragen‍.

Niveauwissel

Wanneer een lid binnen het seizoen op een ander niveau een licentie wilt aanvragen, noemen we dat een niveauwissel. Deze is voor de club zichtbaar bovenaan de lijst bij ‘Licentiehouders’ met de status in behandeling, waar je deze kunt goedkeuren. Dat betreft het schuifje 'Niveauwissel goedgekeurd'.