Licentieadministratie

Gepubliceerd op 16 oktober 2020, Geupdate op 22 december 2020

Op deze pagina vind je informatie over de licentieadministratie.


Overzicht licentiehouders

De licentieadministratie vindt plaats op de pagina ‘Licentiehouders’. Je ziet hier een tabel met alle licenties van renners van jouw club. Acties voer je uit met de blauwe actieknop. Met de vierkantjes voor de namen van de leden, kan je selecties maken, de uit te voeren acties bij de actieknop veranderd ook per selectie.

Je kan verschillende filterinstellingen gebruiken. De filters type licentie, status en jaartal zijn direct zichtbaar. Door op ‘Meer filters’ te klikken, verschijnt er een pop-up en kan je nog meer filters instellen. Dit is handig wanneer je een bepaalde selectie wilt exporteren, of wanneer je daarna de url van de pagina deelt met iemand anders van de club.

Let op: Om tijdens de jaarwisseling duidelijk te zien welke licenties er voor het volgende jaar in aanvraag staan, adviseren we je om alvast te filteren op het gewenste jaartal

Je kan op drie manieren extra informatie openen. Door op de naam van het lid te klikken, door op de naam van de licentie te klikken en door op ‘log’ te klikken. Al deze onderdelen zijn aangegeven met een fel blauwe kleur.


Nieuwe licentieaanvragen en automatisch goedkeuren

Een overzicht van alle licenties bij jouw club vind je terug op de pagina ‘Licentiehouders’. Nieuwe licentieaanvragen komen bovenin de tabel te staan en hebben de status ‘In behandeling’.

Je kan ervoor kiezen nieuwe licentieaanvragen automatisch goed te keuren, of deze handmatig goed te keuren. Automatisch goedkeuren doe je via het menu item ‘Instellingen’ bij de club. Als het schuifje achter ‘Automatisch goedkeuren nieuwe licentieaanvragen’ blauw is, worden toekomstige licenties automatisch goedgekeurd.

Laat je het schuifje op grijs staan, dan moeten licenties handmatig goedgekeurd worden. Selecteer bij de pagina 'Licentiehouders' de licentieaanvraag door op het vierkantje links in de tabel te klikken. Klik daarna op de blauwe actieknop en kies voor ‘Goedkeuren’.

Let op: De club is één van de partijen die de licentie moet goedkeuren. Als de club zijn werk heeft gedaan wil dat nog niet zeggen dat de licentie ook in zijn totaal is goedgekeurd. Kijk voor de totale lijst van de goedkeuringen hieronder.


Licentiestatussen

Een licentie kan de volgende statussen hebben:

  • Concept
  • In behandeling
  • Goedgekeurd
  • Geannuleerd
  • Afgewezen

Concept
Wanneer een licentieaanvraag niet volledig is afgerond en de betaling nog niet voldaan is, komt de licentieaanvraag in concept te staan. Een lid kan daardoor het idee hebben dat een licentie is aangevraagd. Echter is deze licentie nog niet in behandeling genomen. Via het facturenoverzicht kan het lid alsnog de factuur betalen via de link ‘Factuur betalen’. Zolang de licentieaanvraag in concept staat, kan er geen nieuwe licentieaanvraag gestart worden voor hetzelfde licentietype.

In behandeling
Een licentie is in behandeling, wanneer de licentie betaald is. Er kunnen dan verschillende stappen nodig zijn om de licentie helemaal goed te keuren, bijvoorbeeld goedkeuring vanuit de club, goedkeuring vanuit de KNWU of goedkeuring van een sportarts. Meer informatie over de nodige stappen, kan je bekijken door op de naam van de licentie te klikken. Er opent dan een pop-up met aanvullende gegevens.

  • Een grijs schuifje bij 'Licentie goedgekeurd door club' betekent dat de huidige club nog toestemming moet geven.
  • Een grijs schuifje bij ‘Niveauwissel goedgekeurd’ betekent dat een renner binnen het seizoen van licentiecategorie wisselt.
  • Een grijs schuifje bij ‘Clubwissel goedgekeurd’ betekent dat de oude club van het lid nog geen goedkeuring heeft gegeven voor de licentiewissel.
  • Een grijs schuifje bij ‘UCI validatie’ betekent dat er een probleem is met de aanmelding van het lid en/of de licentie bij de UCI. Vanuit het uniebureau is een handmatige actie nodig om deze licentie alsnog doorgang te geven. Kom je deze situatie tegen, stuur dan een e-mail naar service@knwu.nl en de licentie wordt zo snel mogelijk vrijgegeven.

Goedgekeurd
Zodra de licentie de status ‘Goedgekeurd’ heeft, is deze actief. Details van de licentie kunnen bekeken worden door op de naam van de licentie te klikken.

Afgewezen
Een licentie heeft de status afgewezen wanneer de club of de KNWU de licentieaanvraag niet accepteert. Het geld van de licentie wordt automatisch teruggestort naar de renner.

Geannuleerd
Een licentie heeft de status geannuleerd als de aanvraag of al goedgekeurde licentie geannuleerd is door het lid, de club of het uniebureau. Het gaat dan meestal om een verkeerd aangevraagde licentie of wanneer een er een club- of niveauwissel heeft plaats gevonden (meer hierover onder het kopje licentiewissels). Wanneer de licentie binnen de 14 dagen bedenktijd wordt geannuleerd, wordt het geld van de licentie automatisch teruggestort naar de renner.


Licentiewissels

Clubwissel
Wanneer een lid binnen het seizoen zijn licentie wil overzetten van de ene club naar een andere club, noemen we dat een clubwissel. Als nieuwe club zie je de aanvraag net zoals andere aanvragen bovenaan in de lijst bij ‘Licentiehouders’ in behandeling staan, waar je deze kunt goedkeuren.

Niveauwissel
Wanneer een lid binnen het seizoen op een ander niveau een licentie wilt aanvragen, noemen we dat een niveauwissel. Deze is voor de club zichtbaar bovenaan de lijst bij ‘Licentiehouders’, met de status in behandeling, waar je deze kunt goedkeuren.

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens. Hieronder kun je aangeven welke andere soort cookies je wilt accepteren. Wil je meer weten? Bekijk dan onze privacy pagina.