Op de wedstrijdlocatie (MYLAPS)

Gepubliceerd op 16 oktober 2020, Geupdate op 16 oktober 2020

Op deze pagina vind je informatie over de handelingen in MijnKNWU die gedaan moeten worden op de dag van het evenement.

Aan de inschrijftafel zit een lid van de organisator of vanuit de jury. Deze persoon is verantwoordelijk voor de controle van de licenties, uitgifte van rugnummers of stuurborden, chipverhuur en registratie en eventuele afronding van betalingen.

Daarnaast zitten er leden van de organisatie of jury in de jurybus of start/finish locatie. Deze zijn verantwoordelijk voor de uitslagverwerking en het verwerken van straffen.

In onderstaande alinea’s leggen we deze onderdelen van het proces uit. Uitgaande van de situatie dat er internet aan de inschrijftafel en bij de jurybus of start/finish locatie aanwezig is en gebruik wordt gemaakt van een computer, tablet of telefoon. In een aparte alinea leggen we uit wat je kunt doen bij het ontbreken van een stabiele internetverbinding.


Rugnummers uitgeven

Aan de inschrijftafel voorafgaand aan de wedstrijd wordt gebruik gemaakt van MijnKNWU om rugnummers uit te geven. Via het evenement navigeer je naar de wedstrijd. Je kunt op meerdere internet vensters openen en daarop inloggen, dan kan er snel geschakeld worden tussen wedstrijden. In het tabblad ‘Deelnemers’ doe je het deelnemerbeheer.

Aan de deelnemers op de deelnemerslijst kunnen rugnummers worden toegewezen. Dit kan op twee manieren:

Per individu
Wanneer je voor een specifieke deelnemer, bijvoorbeeld in het geval van een bijschrijver, een rugnummer wilt toevoegen, klik dan op de drie puntjes voor de naam van een deelnemer in het deelnemersoverzicht. Er opent zich een scherm waarin een nummer toegevoegd kan worden.

In grote(re) getalen
Rugnummers kunnen ook voor meerdere renners in één keer toegevoegd worden. Selecteer hiervoor de deelnemers die je van rugnummer wilt voorzien (door een vinkje voor hun naam te zetten), en klik wederom op de knop ‘acties’. Er verschijnt een menu waarin gekozen kan worden voor de optie ‘startnummers toekennen’. Wanneer je hierop klikt, opent zich een pop-up melding waarbij je het beginnummer kan kiezen. Vervolgens worden de nummers toegewezen op volgorde waarin ze gesorteerd zijn in het deelnemersoverzicht.

N.B. Het sorteren van deelnemers in het deelnemersoverzicht is op drie manieren mogelijk; Op volgorde van inschrijving (automatisch ingesteld), op alfabetische volgorde van achternaam, of op de positie van het klassement. Dit kan je doen door op ‘naam’ te klikken, of op de kolom van het desbetreffende klassement. Staat er geen kolom met klassement, dan moet deze eerst toegevoegd worden aan het klassement. Neem hiervoor contact via wedstrijden@knwu.nl.
Wanneer je opnieuw naar de pagina navigeert, staan de deelnemers weer standaard gesorteerd op volgorde van inschrijving.

Rugnummertoewijzing gebeurt op basis van de gemaakte sortering.

Uitgeven van een rugnummer
Controleer of de persoon die het rugnummer komt afhalen staat ingeschreven, je kunt hiervoor de zoekbalk die boven de tabel met deelnemers staat gebruiken (gebruik niet het vergrootglas rechts bovenaan de webpagina).

Zie je 3 puntjes staan bij het rugnummer? Dan is deze nog niet ingevuld. Druk op de 3 puntjes om deze handmatig in te vullen.


Bijschrijvers

Bijschrijvers voeg je toe door op de blauwe actieknop te drukken en te kiezen voor ‘Toevoegen’. Er zijn drie manieren om de renners vervolgens toe te voegen:

  1. Je kan renners opzoeken in het systeem met hun KNWU-ID of UCI-ID.
  2. Je kan renners vragen naar hun QR-code, om deze te scannen met een QR-handscanner. Renners vinden de QR-code op de achterkant van hun licentie of via hun MijnKNWU profiel (klik op het poppetje rechtsboven in het scherm op MijnKNWU en klik vervolgens op je naam, de QR-code verschijnt.) Deze code kan geprint worden of op een telefoon gescand worden. Een QR-handscanner is onder andere te koop bij bol.com.
  3. Je kan renners ook handmatig toevoegen indien ze nog geen KNWU-ID of UCI-ID hebben.

Bijschrijvers hebben na het toevoegen direct de status ‘Goedgekeurd’. Bijschrijvers die zich ter plekke inschrijven, zullen het inschrijfgeld plus de kosten van bijschrijven ter plekke moeten voldoen. Deze tarieven staan vermeld in het oranje blok rechts op de pagina van de wedstrijd.

Let erop dat je het rugnummer handmatig moet invoeren bij bijschrijvers.


Chips

Indien de renner zelf een chip heeft, staat deze in de tabel bij deelnemerbeheer weergeven. Renners beheren hun chips zelf in hun account op MijnKNWU. Als een renner wil starten met de chip van een ander, dient hij/zij dit zelf in zijn eigen profiel te registeren en te verwijderen bij de vorige persoon. De organisator en jury kunnen hierbij geen rol spelen.

Als zij een chip huren van de organisator, dient deze eerst op de pagina ‘Chips’, op het profiel van de organisator, geregistreerd te worden. Daarna is het mogelijk om deze toe te wijzen aan deelnemers. Zorg daarom dat je de chips vooraf geregistreerd hebt in MijnKNWU.

Wanneer een renner een chip huurt, moet het chipnummer handmatig toegevoegd worden aan de renner. In het tabblad ‘Deelnemers’ klik je in de tabel op het roze woord (leeg) die hoort bij de deelnemer. Er opent een pop-up waar je een nieuw chipnummer kunt toewijzen.


DNS en afmeldingen

Deelnemers die niet komen opdagen worden automatisch als DNS gezet, hier hoef je zelf niks voor te doen.

Deelnemers die zich van tevoren hebben afgemeld, dien je wel af te melden. Dit doe je door de renner te selecteren, te klikken op de blauwe actieknop en te kiezen voor ‘Bevestigde renner afmelden’. De actie is gelijk doorgevoerd, er komt geen extra knop om te bevestigen.


Startlijsten en exports

Via het tabblad deelnemers kan je met de blauwe actieknop deelnemers exporteren. Dat kan op drie manieren.

Exporteer deelnemers
Hiermee download je een excel bestand met alle inschrijfgegevens, uitkomsten vragenlijsten, betaalgegevens en persoonsgegevens van de deelnemers.

Exporteer startlijst
Hiermee download je een excelbestand met alle wedstrijdgerelateerde gegevens, zoals: naam, leeftijd, geslacht, woonplaats, nationaliteit, licentie, club, chip, KNWU-ID, UCI-ID en rugnummer.

Print startlijst
Hiermee download je een PDF bestand met alle wedstrijdgerelateerde gegevens, zoals: naam, leeftijd, geslacht, woonplaats, licentie, club, chip, KNWU-ID, UCI-ID en rugnummer.


 

Zodra de inschrijving bij de permanence van een wedstrijd gesloten is, geef je een seintje aan de jurybus. Op dat moment kunnen zij de meest actuele lijst downloaden.

Deelnemers downloaden

Zodra de inschrijving gesloten is kan het jurylid aan de start/finish locatie MYLAPS klaarmaken voor gebruik. Onderstaande stappen gaan ervan uit dat er een goede internetverbinding op de wedstrijdlocatie aanwezig is (zo niet, meer informatie in deze alinea).

Zorg vooraf dat de laatste versie van de deelnemerslijsten van het evenement klaarstaat in MYLAPS. Hiervoor ga je in MijnKNWU naar de pagina van het evenement. Je klikt op de actieknop in de grijze balk en je kiest voor ‘MyLaps Orbits 4’ om het bestand te downloaden. Sla het bestand op, op een plek waar je het makkelijk terug kunt vinden. Je hebt nu voor alle wedstrijden de deelnemers gedownload.

Wil je later op de wedstrijddag de updates van bepaalde wedstrijden ophalen (omdat niet alle inschrijven op hetzelfde moment sluiten)? Dan navigeer je eerst in MijnKNWU naar de desbetreffende wedstrijd en klik je daar op de actieknop in de grijze werkbalk en download je daar het Orbits 4 bestand.


Gebruik MYLAPS Orbits

Nadat je de deelnemerslijsten uit MijnKNWU gedownload hebt, kan je starten in MYLAPS Orbits.

  1. Open het programma MYLAPS Orbits.
  2. Maak een nieuw evenement aan, importeer daarna het bestand die je hebt gedownload uit MijnKNWU via ‘Importeer groepen en sessies’. Nu worden alle wedstrijden en deelnemers allemaal ingeladen.
  3. Start de eerste wedstrijd zoals je gewend bent. Bekijk onderstaande video als je hier hulp bij nodig hebt.
  4. Voordat de tweede wedstrijd start, download je de meest actuele deelnemerslijst in MijnKNWU, zodat eventuele bijschrijvers ook meegenomen worden. Dit doe je door naar de wedstrijdpagina binnen het evenement te navigeren.
  5. Op de wedstrijdpagina klik op je de actieknop in de grijze balk en kies je voor ‘MyLaps Orbits 4’ om het bestand van alleen deze wedstrijd te downloaden.
  6. In Orbits verwijder je bij de desbetreffende wedstrijd/categorie de deelnemers en importeer je het nieuwe bestand van die wedstrijd/categorie. Bekijk onderstaande video vanaf minuut 1:00 als je hier hulp bij nodig hebt.
  7. Herhaal dit bij elke wedstrijd wanneer er bijschrijvers ingeschreven zijn.


Weinig tot geen internet op wedstrijdlocatie

We behandelen hieronder 3 verschillende situaties waarin de internetverbinding beperkt of afwezig is. In alle gevallen raden we aan middels een hotspot een eigen internetverbinding te creëren.

Geen internet bij de inschrijftafel
We raden in dit geval aan een print te maken van de startlijst (zorg dus dat het deelnemerbeheer in MijnKNWU op orde is). De voorinschrijvers kunnen dan handmatig afgevinkt worden op de geprinte startlijst. Bijschrijvers kunnen zichzelf via MijnKNWU inschrijven, op hun telefoon (wanneer er bijvoorbeeld wel internet bij de jurybus is). Kijk voor alternatieven ook bij het kopje ‘Geen internet op de gehele wedstrijdlocatie’.

Geen internet in de jurybus
Wanneer er geen internet is in de jurybus, maar wel in de permanence, zijn er twee opties. Je kunt de jurycomputer verplaatsen naar de permanence, omdat daar de bestanden te downloaden. Of gebruik de laptop die op de inschrijftafel gebruikt wordt en zet de bestanden over met een usb stick en verplaats de bestanden naar de juiste computer.

Indien de afstand te ver is, volg dan de aanwijzingen voor geen internet op de gehele wedstrijdlocatie.

Geen internet op de gehele wedstrijdlocatie
Is er helemaal geen internetverbinding op de wedstrijdlocatie? Dan moet het bestand (vlak) voor de wedstrijd op een andere locatie met internet (zoals thuis) gedownload worden. Wanneer er aanpassingen op de startlijst op locatie gedaan moeten worden, kunnen deze handmatig verwerkt worden in het programma MYLAPS Orbits.

Let op! Om tot een juiste uitslagverwerking te komen zijn deze onderdelen verplicht in te voeren:

  • KNWU-ID óf UCI-ID (staat op licentie van deelnemer)
  • Event-ID (van tevoren bekend)
  • CAT-ID (van tevoren bekend)
  • Chipnummer

Controleer bij de inschrijftafel zelf of de licentie van de deelnemer geldig is en zorg dat het chipnummer is doorgegeven.

Hotspots
Wanneer er wel een mobiele internetverbinding (3G of 4G) is, maar geen WIFI, kan er een hotspot worden gemaakt. Overleg met de organisator voor het dekken van de kosten hiervan.

Met een iphone of ipad doe je dat zo:

  1. Ga naar 'Instellingen > Mobiel netwerk' of 'Instellingen > Persoonlijke hotspot'.
  2. Tik op 'Persoonlijke hotspot' en vervolgens op de schuifknop om de functie in te schakelen. Hier stel je ook het wachtwoord in voor de hotspot.
  3. Ga op het apparaat waarmee u verbinding wilt maken naar de wifi instellingen en zoek de iPhone of iPad in de lijst.
  4. Tik vervolgens op het wifinetwerk om verbinding te maken. Voer het wachtwoord voor uw persoonlijke hotspot in als u hierom wordt gevraagd.

Met een Android telefoon doe je dat zo:

  1. Ga naar 'Instellingen > Netwerk en internet > Hotspot en tethering.' Het kan zijn dat jouw toestel deze opties een net wat andere naam geeft.
  2. Druk op 'Wifi-hotspot instellen' of 'Mobiele hotspot' om hem in te stellen. Geef hem hier een naam waarmee je de hotspot makkelijk terug kunt vinden.
  3. Stel een wachtwoord in voor de hotspot.
  4. Ga op het apparaat waarmee u verbinding wilt maken naar de wifi instellingen en zoek de hotspotverbinding in de lijst.
  5. Tik vervolgens op het wifinetwerk om verbinding te maken. Voer het wachtwoord voor uw persoonlijke hotspot in als u hierom wordt gevraagd.

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens. Hieronder kun je aangeven welke andere soort cookies je wilt accepteren. Wil je meer weten? Bekijk dan onze privacy pagina.