MijnKNWU 2.0 Updates

MijnKNWU updates Clubs

Op deze pagina vind je informatie over de meest gestelde vragen, opgeloste problemen en een handleiding hoe functionaliteiten in de vernieuwde MijnKNWU-omgeving anders werken ten opzichte van de vorige MijnKNWU-omgeving. 

Meest gestelde vragen

  1. Hoe voeg ik leden toe?
  2. Hoe keur ik licenties goed?
  3. Hoe bekijk ik de status van een aangevraagde licentie?
  4. Welke rollen hebben welke rechten?
  5. Hoe pas ik de gegevens van mijn leden aan?

Opgeloste problemen

8 juli

  • Bij clubwedstrijden kan een clublid aangesteld worden als jurylid zodat hij/zij toegang heeft tot het deelnemer- en MYLAPS-beheer van het evenement
  • Onbekende chipnummers kunnen niet toegevoegd worden aan het systeem. Het volgende kan wel:
    • Renners kunnen geregistreerde chips gebruiken die ze zelf in MijnKNWU hebben toegevoegd. Een chip kun je hier aanvragen en registreren, je kan het daarna toevoegen in MijnKNWU door in het systeem naar je profiel te gaan > chips > chip toevoegen en de daaropvolgende stappen te volgen.
    • Clubs kunnen geregistreerde "clubchips" gebruiken voor hun renners
    • Jury kan "uitleenchips" uitgeven bij nationale wedstrijden
  • De status van een evenement en onderdeel binnen een evenement staat vermeld
  • Clubs en organisatoren kunnen zelf hun evenement toevoegen in MijnKNWU. Dit kun je doen door in de kalender op "evenement toevoegen" te klikken.
  • Bij opzegging van het lidmaatschap is het mogelijk op de datum aan te geven waarop het lid zich heeft uitgeschreven
  • BMX rijders kunnen één transponder per klasse invoeren. Wanneer er meerdere transponders geregistreerd staan pakt het systeem de laatst ingevoerde transponder
  • Probleem met het bevestigen van de renners voor deelname verholpen
  • Probleem opgelost waarbij je als club een thuisadres in plaats van bezoekadres kon invoeren
  • Het opgeven van alternatieve datums voor wedstrijdaanmeldingen kan gedaan worden via het beschikbare opmerkingenveld
  • Adresgegevens zijn toegevoegd bij de export van leden- en licentiegegevens
  • Evenementen die zijn goedgekeurd door consuls zijn zichtbaar op de kalender. Inschrijven is mogelijk wanneer het uniebureau het evenement definitief maakt
  • Externe inschrijving bij wedstrijden mogelijk
  • Clubs, organisatoren en de KNWU kunnen de eigen voorraad chips registreren in MijnKNWU en toewijzen aan deelnemers zonder chip
  • Permanence verplicht bij het invoeren van de wedstrijd, het adres kan later nog aangepast worden

27 april

  • Evenementenvergunning beschikbaar onder de actieknop van het evenement, beschikbaar vanaf evenementstatus definitief
  • In MYLAPS exports worden tussenvoegsels nu bijgevoegd in de achternaam van de renner
  • Verbetering van weergave dropdown filters op tablet en mobiel
  • Fout in het filter van licentiecategorieën op de kalender opgelost
  • Afstandsfilter in kalender verbeterd
  • Adresmogelijkheden op persoonlijk, club, stichting en team profiel opgeschoond
  • Promotie/degradatieregels voor 2020 verwerkt
  • Het overzicht van wedstrijden binnen een evenement toont nu alle wedstrijdcategorieën in plaats van alleen de licentiecategorieën

20 april

  • Probleem verspringende lijsten na zoeken of filteren opgelost

14 april

  • Probleem opgelost waardoor de pagina's 'Leden' en 'Licentiehouders' geen inhoud toonden

13 april

  • Diverse problemen met het filteren van wedstrijden op afstand opgelost
  • Fout in weergave button meer filters wanneer actief aangepast
  • Zoekbalk bij licentiehouders zoekt nu volledige naam of gedeeltes van de naam
  • De tabel licentiehouders kan geëxporteerd worden
  • Probleem met paginanummers bij pagina 'Stuurborden' opgelost
  • Weergave van het menu op mobiel en tablet verbeterd

6 april

  • 404 error bij profielkaarten van clubs opgelost

30 maart

  • Cookiefout opgelost bij uitloggen en inloggen op ander account
  • Consuls en het uniebureau kunnen de organisator van een evenement wijzigen
  • De pagina uitslagen toont nu standaard de uitslagen het afgelopen jaar
  • Een lidmaatschap opzeggen is nu per einde jaar
  • BMX afdelingen worden niet meer getoond op profielkaart van renners

23 maart

  • Export van de ledenlijst gedaan door penningmeester bevat ook het IBAN nummer en tenaamstelling van leden
  • Evenementen met de status concept staan nu met datum in de wedstrijdkalender
  • Telefoonnummers korter dan 10 cijfers kan nu ook toegevoegd worden
  • Leden met de rol 'Voorzitter' kunnen de profielkaart van hun club of organisatie aanpassen
  • Het is weer mogelijk om meerdere adressen te registreren op de profielkaart
  • Buitenlandse renners zonder KNWU-account zijn op te zoeken en toe te voegen met hun UCI-ID

16 maart

  • Overzicht stuurborden voor clubs toegevoegd
  • Voor alle uitvoerende rollen mogelijk om in de deelnemerslijst rugnummers toe te kennen
  • Weergave van scrollbare pop-ups verbeterd

9 maart

  • Rol wedstrijdsecretariaat aangemaakt, deze wordt speciaal ingericht voor wedstrijdadministratie
  • Woonplaats en club worden getoond in deelnemersexport
  • Problemen met rugnummer toekennen opgelost
  • Mogelijk om op evenementniveau alle deelnemers van alle categorieën te exporteren
  • Tabblad locaties bij evenementen is weer zichtbaar

28 februari

  • Barcode nummer wordt getoond onder streepjescode op de profielkaart
  • Uitslagcorrecties diverse wedstrijden
  • De volgende klassementen zijn overgezet: Strandrace 40+, Strandrace 50+, TC strandrace en Veldritcompetities
  • Permanences goed gezet van bestaande evenementen
  • Inschrijfgeld betalen via MijnKNWU is uitgezet voor bestaande evenementen
  • Maximum aantal deelnemers ingesteld voor bestaande evenementen
  • Aanpassingen in leeftijdsgrenzen voor bepaalde licenties
  • Mogelijkheid om rugnummers automatisch toe te kennen en te kiezen met welk nummer er moet worden begonnen
  • Pagina 'Evenementen' toegevoegd voor overzicht van georganiseerde evenementen
  • Weergave licentienummers in pop-up aangepast naar juiste nummers
  • Toevoegen buitenlandse renners met een meer dan 10 cijferig telefoonnummer mogelijk
  • Deelnemerslijsten kunnen op alfabet gesorteerd worden
  • Export ledenlijst uitgebreid met geboortedatum en e-mailadres
  • Export deelnemerslijst uitgebreid met status van de renner, datum van laatste aanpassing status en betaling via MijnKNWU
  • In de ledenlijst filteren op districten verbeterd
  • Probleem opgelost waar BMX teams konden worden gekozen bij de stuurbordaanvraag
  • Verkeerde BMX stuurbord klasses zorgde ervoor dat stuurborden opnieuw moesten worden aangevraagd
  • Starttijden op knwu.nl worden weer juist getoond
  • Fout bij het sluiten van pop-ups opgelost

Handleiding en uitleg nieuwe MijnKNWU omgeving


Het toevoegen van leden

  1. De makkelijkste manier om leden toe te voegen is met het bondslidnummer/KNWU-ID. Vraag bestaande leden deze door te geven wanneer mogelijk.
  2. Wanneer je geen KNWU-ID van het lid hebt, kan je deze ook handmatig toevoegen. Als deze gegevens bekend zijn in ons systeem, komt er een suggestie in beeld om het lid toe te voegen.
  3. Nieuwe leden die nog niet in het KNWU systeem staan, voeg je altijd handmatig toe. Zij ontvangen een bericht om hun account aan te vullen. Voor nieuwe leden in het systeem is het alleen mogelijk om een e-mailadres te gebruiken die nog niet gekoppeld is aan een ander account. Vraag daarom om een alternatief e-mailadres.

Zoeken op naam/geboortedatum
Wegens AVG redenen kun je niet meer op een naam zoeken in een lijst met personen die wettelijk geen binding hebben met jouw club. Het kan wel als je een unieke identificatiecode gebruikt (KNWU-ID of UCI-ID) om een bepaald persoon aan de ledenlijst toe te voegen. Een andere mogelijkheid is om meerdere contactgegevens van een persoon in te voeren om een match te maken. Bijvoorbeeld naam, geboortedatum en e-mailadres. We proberen binnen de mogelijkheden van de AVG-wetgeving de gebruiksvriendelijkheid zo optimaal mogelijk in te richten.

Dubbele e-mailadressen
Het is nog niet mogelijk om nieuwe leden in te voeren met een e-mailadres dat al gekoppeld is aan een ander account. Er wordt gewerkt aan een oplossing, namelijk een ouder/ verzorger account (met een uniek emailadres) waarmee je kinderen ook kunt aanmelden.

Lidmaatschappen
Er zijn wijzigingen geweest op het gebied van lidmaatschappen ten opzichte van de oude MijnKNWU omgeving. Uitgangspunt hiervoor is de AVG-wetgeving en de wens om meer verantwoordelijkheid bij de renners neer te leggen in plaats van de vrijwilligersorganisatie.
Een van de gevolgen hiervan is dat het bij clubs niet meer mogelijk is bestaande gegevens van leden aan te passen (bijvoorbeeld adres en geboortedatum). Wanneer deze gegevens niet actueel meer zijn dient het lid deze gegevens zelf aan te passen in MijnKNWU.

Eerst lid van de club zijn
Wat nieuw is, is dat een lid eerst op de ledenlijst van de club moet staan om een licentie te kunnen aanvragen. Op deze manier worden er geen licenties meer aangevraagd, zonder dat deze renners bekend zijn bij een club. Leden kunnen niet zelf via MijnKNWU lid worden. De club zal de renner moeten toevoegen als nieuw lid. Het snelste doe je dit door toe te voegen via het KNWU-ID. Wanneer een lid een groen label heeft met de tekst ‘goedgekeurd’ is deze een actief lid. Een geel label met de tekst ‘geannuleerd’ betekent dat het geen actief lidmaatschap meer is.

Het is belangrijk dat aan het eind van het jaar niet alle leden worden verwijderd, om deze in het nieuwe jaar weer toe te voegen. Leden ontvangen hierdoor een e-mail dat hun lidmaatschap is opgezegd, waardoor er veel verwarring ontstaat.

KNWU-ID’s en dubbele accounts
Het KNWU-ID is het belangrijkste identificatienummer dat je hebt als KNWU lid. Waar in de oude MijnKNWU-omgeving ook het licentienummer soms nodig was voor inschrijvingen, is nu alles gekoppeld via het KNWU-ID. De licentienummers die nu getoond worden in MijnKNWU zijn dezelfde licentienummers die op het pasje staan.

Het kan zijn dat je meerdere KNWU-ID’s op je account hebt staan. Wanneer er in de oude MijnKNWU-omgeving meerdere accounts voor dezelfde persoon geregistreerd waren, zijn deze nu samengevoegd tot 1 account. De KNWU-ID’s zijn nu nog allemaal zichtbaar op het account, maar deze worden in de loop van de tijd teruggebracht naar 1 KNWU-ID. Hiervoor hoef je zelf niets te doen. Dubbele accounts in het nieuwe systeem worden te zijner tijd samengevoegd tot 1 account.

Meldingen nieuwe licentieaanvragen
Op dit moment is het nog niet mogelijk om e-mails te ontvangen wanneer een nieuwe licentie in aanvraag staat. Het wordt mogelijk om hiervoor zelf via instellingen deze berichten aan of uit te zetten. Tot die tijd het advies om op regelmatige basis de licentieaanvragen te controleren in MijnKNWU.

Licenties goedkeuren
Alle licentieaanvragen zie je op de pagina ‘Licentiehouders’, nieuwe aanvragen komen bovenin de tabel te staan met een grijs label 'in behandeling'. Wanneer je de licentie selecteert door op het vierkantje voor de naam te klikken, verschijnt er een blauwe actieknop met ‘Licenties’. Klik op de blauwe knop en je kunt klikken op ‘Aangevraagde licenties bevestigen’.

Licentiestatus 'Concept'
Wanneer een licentieaanvraag niet volledig is afgerond en de betaling nog niet voldaan is, komt de licentieaanvraag in concept te staan. Een lid kan daardoor het idee hebben dat een licentie is aangevraagd. Echter is deze licentie nog niet in behandeling genomen en is ook voor de club nog niet zichtbaar. Via het facturenoverzicht kan het lid alsnog de factuur betalen via de link ‘Factuur betalen’. Zolang de licentieaanvraag in concept staat, kan er geen nieuwe licentieaanvraag gestart worden voor dezelfde licentietype.

Licentiestatus 'In behandeling'
De status van een licentie die in behandeling is kan je bekijken door op de naam van de licentie te klikken. Er opent dan een pop-up met aanvullende gegevens.

  • Een grijs vinkje bij 'Licentie goedgekeurd door club' betekent dat de club nog toestemming moet geven.
  • Een grijs vinkje bij 'Goedgekeurd door uniebureau' betekent dat vanuit het KNWU uniebureau nog een controle gedaan moet worden op de licentieaanvraag.
  • Een blauw vinkje bij 'Goedkeuring nodig van arts' betekent dat de sportarts deze licentieaanvraag moet beoordelen n.a.v. de medische screening bij de licentieaanvraag.

Soms kan het zijn, dat zowel de club als het uniebureau de goedkeuring voor de licentie hebben gegeven, maar dat de licentie toch in behandeling blijft staan. In het statusoverzicht zie je twee blauwe schuifjes bij club en uniebureau. In dat geval is het niet gelukt om deze licentieaanvraag automatisch door te geven aan de UCI. Vanuit het uniebureau is een handmatige actie nodig om deze licentie alsnog doorgang te geven. Kom je deze situatie tegen, stuur dan een e-mail naar support@knwu.nl en de licentie wordt zo snel mogelijk vrijgegeven.

Rollen binnen de club
In het submenu kan je bij ‘Rollen’ de medewerkers van je club beheren. Klik hier voor een overzicht van de rollen en hun rechten in MijnKNWU.

Een nieuwe rol toevoegen, doe je via de blauwe knop ‘Toevoegen’.

Automatisch wordt het standaard e-mailadres van het lid weergeven. Wil je een ander e-mailadres voor de rol instellen, klik je op de knop ‘Wijzigen’.

Wanneer een ander lid een bestaande rol gaat overnemen, maak je hiervoor een nieuwe rol aan via de blauwe knop ‘Toevoegen’. De oude rol verwijder je door op de knop ‘Verwijderen’ te klikken.

Uitslagen uploaden in MijnKNWU
Wanneer in MijnKNWU inschrijvingen en deelnemersbeheer van wedstrijden gedaan is, is het mogelijk om uitslagen van wedstrijden te uploaden naar MijnKNWU. Het kan zijn dat je op dit moment nog niet alle middelen tot je beschikking hebt om het deelnemersbeheer via MijnKNWU te laten verlopen. Je kunt in dat geval de uitslagen mailen naar support@knwu.nl, dan worden deze uitslagen achteraf verwerkt.

Heb je een uitslag geüpload in MijnKNWU en wil je correcties doorvoeren? Dan moeten de correcties in MYLAPS aangepast worden, waarna je de uitslag opnieuw kunt uploaden in MijnKNWU.

Lijsten delen
Het delen van informatie is in MijnKNWU een stuk makkelijker gemaakt. Waar er voorheen vooral lijsten geëxporteerd en rondgestuurd werden, kun je nu meer via MijnKNWU delen. Wanneer je binnen MijnKNWU met gebruik van de filters een bepaalde lijst hebt gecreëerd, kun je deze delen door de url door te sturen. De andere persoon ziet dezelfde lijst omdat de ingestelde filters worden meegenomen. Eventueel is de lijst aangepast aan de rechten die hij of zij heeft. Het kan zijn dat de andere persoon meer of minder gegevens ziet. Het voordeel hiervan is dat een lijst altijd up-to-date is en je niet met oude data aan het werk bent.

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens. Hieronder kun je aangeven welke andere soort cookies je wilt accepteren. Wil je meer weten? Bekijk dan onze privacy pagina.