MijnKNWU 2.0 Updates

MijnKNWU updates Organisatoren / stichtingen

Op deze pagina vind je informatie over de meest gestelde vragen, opgeloste problemen en een handleiding hoe functionaliteiten in de vernieuwde MijnKNWU-omgeving anders werken ten opzichte van de vorige MijnKNWU-omgeving. 

Meest gestelde vragen

  1. Hoe maak ik een nieuw evenement aan?
  2. Hoe beheer ik mijn evenementen?
  3. Hoe kan ik de deelnemerslijst in MyLaps Orbits importeren?
  4. Hoe kan ik de deelnemerslijst beheren?
  5. Hoe kan ik contact op nemen met deelnemers van mijn evenement?
  6. Hoe voeg ik chips toe aan de deelnemerslijst?

Opgeloste problemen

30 maart

  • Cookiefout opgelost bij uitloggen en inloggen op ander account
  • Consuls en het uniebureau kunnen de organisator van een evenement wijzigen
  • De pagina uitslagen toont nu standaard de uitslagen het afgelopen jaar
  • Pop-up na klikken op naam toont geslacht van renner
  • Wedstrijdlocatie is nu het ijkpunt voor districtfilter en consulrollen, in plaats van de locatie van de organisator

23 maart

  • Evenementen met de status concept staan nu met datum in de wedstrijdkalender
  • Telefoonnummers korter dan 10 cijfers kan nu ook toegevoegd worden
  • Leden met de rol 'Voorzitter' kunnen de profielkaart van hun club of organisatie aanpassen
  • Het is weer mogelijk om meerdere adressen te registreren op de profielkaart
  • Woonplaats van opgestelde juryleden zijn zichtbaar in de juryopstelling
  • Buitenlandse renners zonder KNWU-account zijn op te zoeken en toe te voegen met hun UCI-ID
  • Consuls kunnen permanence van evenementen binnen hun district aanpassen

16 maart

  • Voor alle uitvoerende rollen mogelijk om in de deelnemerslijst rugnummers toe te kennen
  • Weergave van scrollbare pop-ups verbeterd

9 maart

  • Rol wedstrijdsecretariaat aangemaakt, deze wordt speciaal ingericht voor wedstrijdadministratie
  • Woonplaats en club worden getoond in deelnemersexport
  • Problemen met rugnummer toekennen opgelost
  • Mogelijk om op evenementniveau alle deelnemers van alle categorieën te exporteren
  • Tabblad locaties bij evenementen is weer zichtbaar

28 februari

  • Barcode nummer wordt getoond onder streepjescode op de profielkaart
  • Uitslagcorrecties diverse wedstrijden
  • De volgende klassementen zijn overgezet: Strandrace 40+, Strandrace 50+, TC strandrace en Veldritcompetities
  • Permanences goed gezet van bestaande evenementen
  • Inschrijfgeld betalen via MijnKNWU is uitgezet voor bestaande evenementen
  • Maximum aantal deelnemers ingesteld voor bestaande evenementen
  • Mogelijkheid om rugnummers automatisch toe te kennen en te kiezen met welk nummer er moet worden begonnen
  • Pagina 'Evenementen' toegevoegd voor overzicht van georganiseerde evenementen
  • Weergave licentienummers in pop-up aangepast naar juiste nummers
  • Toevoegen buitenlandse renners met een meer dan 10 cijferig telefoonnummer mogelijk
  • Deelnemerslijsten kunnen op alfabet gesorteerd worden
  • Export ledenlijst uitgebreid met geboortedatum en e-mailadres
  • Export deelnemerslijst uitgebreid met status van de renner, datum van laatste aanpassing status en betaling via MijnKNWU
  • In de ledenlijst filteren op districten verbeterd
  • Starttijden op knwu.nl worden weer juist getoond
  • Fout bij het sluiten van pop-ups opgelost

Handleiding en uitleg nieuwe MijnKNWU omgeving


KNWU-ID’s en dubbele accounts
Het KNWU-ID is het belangrijkste identificatienummer dat je hebt als KNWU lid. Waar in de oude MijnKNWU-omgeving ook het licentienummer soms nodig was voor inschrijvingen, is nu alles gekoppeld via het KNWU-ID. De licentienummers die nu getoond worden in MijnKNWU zijn dezelfde licentienummers die op het pasje staan.

Het kan zijn dat je meerdere KNWU-ID’s op je account hebt staan. Wanneer er in de oude MijnKNWU-omgeving meerdere accounts voor dezelfde persoon geregistreerd waren, zijn deze nu samengevoegd tot 1 account. De KNWU-ID’s zijn nu nog allemaal zichtbaar op het account, maar deze worden in de loop van de tijd teruggebracht naar 1 KNWU-ID. Hiervoor hoef je zelf niets te doen. Dubbele accounts in het nieuwe systeem worden te zijner tijd samengevoegd tot 1 account.

Hoe maak ik een nieuw evenement aan?
Het zelf aanmaken van nieuwe evenementen is helaas nog niet mogelijk. Evenementen en wedstrijden worden binnenkort aangemaakt via vaste sjablonen waardoor je makkelijk evenementen kunt aanvragen. Deze sjablonen werken op dit moment nog niet goed. Om te voorkomen dat er veel foutieve evenementen op de kalender terecht komen, is het daarom nog niet mogelijk zelf een evenement aan te melden. Moeten er op korte termijn wedstrijden op de kalender toegevoegd worden? Stuur dan een e-mail naar wedstrijden@knwu.nl

Het beheren van evenementen
Evenementen die al op de kalender staan, zijn terug te vinden via het menu item 'Evenementen' die je kunt vinden onder de naam van de club/organisatie. Wanneer een evenement de status 'concept' heeft, kunnen alle details gewijzigd worden. Wanneer het evenement de status 'in behandeling', 'goedgekeurd' of 'definitief' heeft, kunnen niet meer alle gegevens gewijzigd worden. Wanneer er in die fase toch belangrijke gegevens gewijzigd moeten worden, neem dan contact op met de consul van het district. Dit kan er in sommige gevallen voor zorgen dat het evenement weer terug in concept wordt gezet (en dus van de kalender voor renners verdwijnt).

Chips toevoegen
Renners met een KNWU-account dienen zelf hun chip(s) te koppelen in hun account. Het is niet meer mogelijk nieuwe (onbekende) chips aan renners toe te voegen via de deelnemerslijst.

Wanneer een renner een chip heeft meegenomen naar de wedstrijd die op naam van iemand anders staat, kan deze wel eenmalig gekoppeld worden.

Renners uit het buitenland moeten een KNWU-account hebben om deel te kunnen nemen aan nationale wedstrijden.  Een huurchip vanuit de KNWU kan wel gekoppeld worden via de deelnemerslijst. Bij buitenlandse renners zonder KNWU-account (bij bijvoorbeeld (inter)club wedstrijden) moet het chipnummer gekoppeld worden in MyLaps Orbits.

(Chip) bestanden downloaden voor MyLaps Orbits
Per 1 januari 2020 is KUVA buiten gebruik. Het is niet meer mogelijk om bestanden te downloaden: met name wegens privacy redenen kunnen deze gegevens niet meer gedeeld worden zoals voorheen. Er is een alternatieve manier ingebouwd in het nieuwe systeem, bekijk hier de handleiding hoe dit precies werkt. Voor aanvullende vragen kan je een e-mail naar dit adres.

Beheren deelnemers
Het beheren van deelnemers doe je op de wedstrijdpagina. Je kiest daar voor het tabblad ‘Deelnemers’. Door deelnemers te selecteren wordt de blauwe actieknop zichtbaar, daar kan je deelnemers definitief maken, deelnemers weigeren, startnummers toekennen en de deelnemers exporteren. De export maken voor MyLaps doe je via de actieknop in de grijze balk, zie ook deze handleiding.


Contact opnemen met deelnemers

Je kunt op twee manieren de informatie van je deelnemers inclusief e-mailadres downloaden uit MijnKNWU, voor het hele evenement in één keer en per categorie.

Ga naar het evenement, druk op de knop ‘Acties’ in de grijze balk en kies dan voor ‘Exporteer alle deelnemers’. Je download dan een Excel bestand waarin ook alle e-mailadressen van de deelnemers staan. Deze download kan je ook voor losse categorieën maken door:

  • Naar de specifieke wedstrijd te gaan
  • Kies voor het tabblad deelnemers
  • Klik op de blauwe actieknop
  • Klik daarna op exporteren

Let op. Het kan even duren voordat de download daadwerkelijk binnen is. In de video worden beide manieren getoond.

AVG-aandachtspunt
Een extra aandachtspunt in verband met de AVG-wetgeving, is dat je ervoor moet zorgen dat je de e-mailadressen van de deelnemers in de BCC kolom invult, zodat deelnemers niet het e-mailadres van anderen kunnen zien.

Uitslagen uploaden in MijnKNWU
Wanneer in MijnKNWU inschrijvingen en deelnemersbeheer van wedstrijden gedaan is, is het mogelijk om uitslagen van wedstrijden te uploaden naar MijnKNWU. Het kan zijn dat je op dit moment nog niet alle middelen tot je beschikking hebt om het deelnemersbeheer via MijnKNWU te laten verlopen. Je kunt in dat geval de uitslagen mailen naar support@knwu.nl, dan worden deze uitslagen achteraf verwerkt.

Heb je een uitslag geüpload in MijnKNWU en wil je correcties doorvoeren? Dan moeten de correcties in MYLAPS aangepast worden, waarna je de uitslag opnieuw kunt uploaden in MijnKNWU.

Rollen binnen de organisatie
In het submenu kan je bij ‘Rollen’ de medewerkers van de organisatie beheren. Op dit moment hebben de rollen voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministratie en medewerker dezelfde rechten om wijzigingen en administratie te doen. De overige rollen hebben op dit moment geen aparte rechten in het systeem.
De rol 'Wedstrijdsecretariaat' is nieuw aangemaakt, deze wordt speciaal ingericht voor wedstrijdadministratie.

Uiteindelijk worden de rollen aangepast zodat elke rol bijpassende rechten in het systeem heeft.

Een nieuwe rol toevoegen, doe je via de blauwe knop ‘Toevoegen’.

Automatisch wordt het standaard e-mailadres van het lid weergeven. Wil je een ander e-mailadres voor de rol instellen, klik je op de knop ‘Wijzigen’.

Wanneer een ander lid een bestaande rol gaat overnemen, maak je hiervoor een nieuwe rol aan via de blauwe knop ‘Toevoegen’. De oude rol verwijder je door op de knop ‘Verwijderen’ te klikken.

Lijsten delen
Het delen van informatie is in MijnKNWU een stuk makkelijker gemaakt. Waar er voorheen vooral lijsten geëxporteerd en rondgestuurd werden, kun je nu meer via MijnKNWU delen. Wanneer je binnen MijnKNWU met gebruik van de filters een bepaalde lijst hebt gecreëerd, kun je deze delen door de url door te sturen. De andere persoon ziet dezelfde lijst omdat de ingestelde filters worden meegenomen. Eventueel is de lijst aangepast aan de rechten die hij of zij heeft. Het kan zijn dat de andere persoon meer of minder gegevens ziet. Het voordeel hiervan is dat een lijst altijd up-to-date is en je niet met oude data aan het werk bent.

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens. Hieronder kun je aangeven welke andere soort cookies je wilt accepteren. Wil je meer weten? Bekijk dan onze privacy pagina.