Sportief zijn de verwachtingen bij de Nederlandse veldritfans hoog gespannen rond het wereldkampioenschap in Valkenburg op 3 en 4 februari. Verovert Mathieu van der Poel de regenboogtrui? Welke medailles zijn er verder mogelijk voor oranje? Achter de schermen is er de afgelopen weken en zelfs maanden hard gewerkt om deze mondiale titelstrijd voor de sporters, de supporters, de journalisten, de VIPS en alle andere betrokkenen vlekkeloos te laten verlopen. Roy Packbier (eigenaar van de PEPr Company) is als event manager medeverantwoordelijk voor de logistiek rond het WK. “Elke evenement brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, maar ik weet zeker dat het WK straks staat als een huis.”
Packbier mag zeker nog geen oudgediende genoemd worden, maar is ondanks zijn jonge leeftijd zeer ervaren in de wielersport. De Limburger is met zijn bedrijf ook betrokken bij de Amstel Gold Race. “Ook een groot wielerevenement, maar de verschillen zijn ook groot. Je kunt op die dag in april het publiek door heel Zuid-Limburg kwijt, waar je op het WK straks op een betrekkelijk klein oppervlak 25.000 mensen moet zien te herbergen. Voordeel van die ene plek is dan weer dat je maar met één grondeigenaar en één gemeente te maken hebt, waar een wegwedstrijd op zo’n dag door een hele reeks gemeenten loopt. Gemeenten waar je allemaal afspraken mee moet maken en vergunningen bij moet aanvragen. Zo brengt ieder evenement zijn eigen uitdagingen met zich mee.”
Drie delen
Het parcours van het wereldkampioenschap kan volgens Packbier in drie delen opgesplitst worden. “We hebben de parkeerplaats van Thermae 2000 en het casino, waar een deel van de ronde, maar vooral ook de finish, het huldigingspodium, grote schermen en verkoop van producten gehuisvest zijn. Het grootste deel van het publiek zal hier de wedstrijd kunnen volgen. Verder hebben we het Kuurpark waar het grootste deel van het parcours door heen loopt. Maar door de opzet en door de steilere stroken die daar te vinden zijn, kan het publiek er niet overal staan. En dan hebben we nog het Polderbos, waar het parcours doorheen trekt. Als je alle hekken achter elkaar zet, hebben we het over een lengte van acht kilometer waar wij het parcours en het terrein af moeten schermen. In het park en het bos kunnen we 9.000-10.000 mensen kwijt. Voor ons als organisatie had het een groot voordeel dat we in het park en het bos al veel werk konden verzetten zonder dat we mensen in de weg liepen. Op het parkeerterrein – waar we in een leegstaand gebouw ons organisatiebureau hebben ingericht – moesten we natuurlijk zo lang mogelijk de andere betrokken partijen Thermae 2000 en het casino ontzien.” De ruimte is – ook door het casino dat midden in het WK-terrein staat – toch beperkter dan op veel andere terreinen. “We kunnen daardoor niet veel publiekstenten kwijt. Met enige moeite hebben we een plek gevonden voor een tent van 30 bij 25 meter en nog één van 20 bij 20 meter geplaatst kan worden. Als je dat vergelijkt met Hoogerheide is hier dus gewoon minder plek voor dergelijke tenten. Het compacte terrein is dus aan de ene kant heel prettig werken, maar aan de andere kant geeft het ons ook beperkingen.”
Parkeren
Het kuuroord en het casino zijn ook de partijen – samen met Landal op de Cauberg – die straks tijdens het WK hun klanten nog moeten kunnen ontvangen. “Dat brengt de volgende logistieke klus met zich mee: het parkeren. We kunnen op de Cauberg zelf maar heel weinig auto’s kwijt. Dat betekent dat het publiek zo’n vierduizend parkeerplekken krijgt in Margraten en Klimmen. Door middel van 35 touringcars worden die van die parkeerterreinen vervoerd naar het WK-terrein. En zodanig dat het verkeer daar niet te veel hinder van ondervindt op de Cauberg en in Valkenburg zelf. Dat vraagt dus om uitgekiende verkeersstromen. Verder zijn er nog een kleine 2.000 parkeerplekken voorzien voor VIPS, pers en onze eigen crew in Valkenburg. Want die vrijwilligers moeten ons ook kunnen bereiken. Het werven van de vrijwilligers en straks het goed begeleiden van deze crew is heel belangrijk. We hebben veel mensen nodig om alles in goede banen te leiden. In totaal wel vijfhonderd en voor tal van functies. Van chaperon tot medewerker in het perscentrum. Zonder die mensen waren we natuurlijk helemaal nergens. “
